Un grand livre de passif est un dossier financier détenu par les banques qui documente tous les prêts en cours de la banque et qui est directement lié à son grand livre général. Étant donné que les prêts sont le principal moyen pour les banques de réaliser des bénéfices, le registre du passif est un état des bénéfices de la banque en même temps. Dans le passé, un grand livre de passif se composait de cartes de grand livre uniques pour chaque emprunteur avec plusieurs colonnes verticales énumérant les détails du prêt, qui pouvaient être organisées sous forme de livre. Lorsqu’un prêt était remboursé, le directeur de la banque se contentait de tracer une ligne rouge à travers l’entrée dans le grand livre. De nombreuses banques à partir de 2011 ont opté pour un format électronique dans leur service de prêts pour stocker les données du grand livre de passif.
Lorsqu’un prêt est remboursé à une banque, l’écriture est mise à jour à la fois dans le grand livre du passif et dans la section effets escomptés du grand livre de la banque. Le suivi précis de ces activités bancaires est connu sous le nom de gestion du passif et est particulièrement important pour les banques multinationales qui empruntent et prêtent à d’autres banques. Dans ce cas, le livre de passif est appelé livre de passif éventuel et est utilisé pour enregistrer chaque crédit émis par une banque étrangère ou un particulier à la banque qui tient les registres. Cela représente donc le passif éventuel de la banque envers ses créanciers commerciaux étrangers.
Les pratiques bancaires peuvent devenir assez complexes car les banques prêtent à d’autres banques au-delà des frontières nationales ou détiennent les actifs d’entités étrangères. Le grand livre de passif devient multicouche pour s’adapter à cela. Les crédits sont d’abord regroupés par banque ou individu dans le grand livre, puis regroupés sous des comptes uniques. Chacun de ces comptes est subdivisé en régions par ville, province et pays d’origine. Cela permet de retracer plus facilement dans le grand livre une région spécifique de l’activité bancaire, comme tous les comptes détenus pour des entreprises bancaires allemandes par la banque de New York aux États-Unis. Cette information est considérée comme si importante qu’il est de règle générale que chaque semaine un rapport est généré par la banque pour ses dirigeants et teneurs de livres affiliés à l’étranger quant à l’état des comptes.
Le registre du passif est l’opposé direct du registre des dépôts que les banques tiennent pour conserver les registres des dépôts en cours effectués et qui sont disponibles. Alors que le registre des dépôts est un enregistrement de ce que la banque doit à ses clients, beaucoup plus d’activité a généralement lieu dans le registre des passifs, car c’est le centre des activités de la banque par le biais de son service de crédit. Cela est particulièrement vrai si la banque est impliquée dans de grandes transactions d’entreprise au lieu de se concentrer sur les services aux consommateurs locaux.