En comptabilité, un poste de recouvrement est tout paiement en attente qui ne peut pas encore être appliqué à une écriture de journal existante car il ne représente pas une créance de trésorerie tangible. Les éléments de recouvrement peuvent être créés par diverses circonstances, telles que des dettes en souffrance, des chèques sans provision et des mandats gouvernementaux, ou des retards de paiement par des tiers. Lorsqu’un élément de collection est présenté, les représentants comptables ont deux choix : poursuivre la collecte immédiate ou radier l’élément de collection et accepter une perte.
Dans la plupart des cas, les éléments de collection sont créés lorsque la partie facturée n’a pas payé la facture dans le délai d’émission de la facture. Ceci est considéré comme une dette partiellement due. C’est ce que l’on appelle les termes nets et peuvent être dus à réception, net 10 jours ou plus, selon les exigences de la société émettrice de la facture. Les éléments de recouvrement peuvent être résolus en envoyant simplement un rappel pour essayer d’obtenir le paiement dans un délai raisonnable et en le notant dans le grand livre comptable. Une fois le paiement reçu, le statut comptable sera changé en créditeur.
Parfois, un élément de collection est créé lorsqu’un paiement par chèque n’est pas compensé pour un élément en suspens. Cela peut se produire lorsqu’un chèque est retourné parce qu’il n’y a pas suffisamment de fonds pour le couvrir, ou qu’il y a un arrêt de paiement ou une retenue sur le chèque par le bénéficiaire. Dans ce cas, le paiement doit être maintenu en état d’encaissement jusqu’à ce que des conditions de paiement satisfaisantes puissent être convenues par les deux parties. De plus, les éventuels frais bancaires encourus peuvent être configurés comme un autre élément d’encaissement dans le grand livre comptable et crédités ultérieurement.
Lorsqu’un mandat est délivré sur un compte par un trésorier du gouvernement, cet élément doit être inscrit comme élément de collection dans les livres comptables. Le mandat garantit qu’une certaine somme d’argent sera reçue à une date ultérieure par une agence gouvernementale. Cela se produit le plus souvent en attendant le financement de la subvention ou lorsqu’un jugement a été rendu à une autre partie et que les fonds sont alloués par un bureau de comptabilité du tribunal.
Souvent, les sociétés de traitement tierces retardent les paiements et font apparaître un élément de collection dans un processus comptable. Ces agences de paiement tierces peuvent détenir des fonds sous séquestre pendant une certaine période jusqu’à ce que toutes les conditions soient satisfaites dans un contrat de travail pour la location ou basé sur un projet. Alternativement, les fonds peuvent devoir être traités au niveau international avec des taux de change déterminés par chaque partie du processus. Dans certains cas, une société de traitement tierce peut être un compte marchand ou un service de traitement de paiement en ligne. Cela peut entraîner la présence d’un objet de collection pendant un certain temps, mais cela se résout facilement une fois le paiement encaissé.