?galement connue sous le nom de DEMAT, la d?mat?rialisation est un processus qui s’?loigne de l’utilisation de la documentation physique afin de conserver les registres financiers. Au lieu de cela, la d?mat?rialisation utilise des outils de tenue de dossiers ?lectroniques afin de suivre tous les types de transactions financi?res. La gamme de documents pouvant ?tre g?r?s efficacement avec des applications logicielles comprend ? peu pr?s tout, des registres comptables de base aux certificats d’actions.
L’un des principaux avantages de cette approche de la comptabilit? ?lectronique est que le besoin de stocker physiquement des copies des bilans et autres documents comptables n’existe plus. Gr?ce ? la technologie de num?risation, il est m?me possible de faire des copies ?lectroniques des pi?ces justificatives qui fournissent des r?f?rences pour les postes de la comptabilit? ?lectronique. Tout peut ?tre h?berg? en toute simplicit? sur un disque dur ou un serveur. Afin de se pr?munir contre la perte ou la corruption, les fichiers de sauvegarde peuvent ?tre facilement cr??s et stock?s hors site.
Outre la comptabilit? de base, la d?mat?rialisation permet ?galement de s’affranchir des certificats d’actions physiques. Les copies ?lectroniques des stocks peuvent ?tre archiv?es pour une r?cup?ration facile. Dans le cas o? l’actionnaire a besoin de copies des stocks rapidement, elles peuvent ?tre consult?es et transmises par des m?thodes ?lectroniques, telles que le courrier ?lectronique ou une transmission FTP prot?g?e.
La d?mat?rialisation permet ?galement aux personnes autoris?es de travailler avec les m?mes documents en m?me temps. Avec les m?thodes de comptabilit? physique, il est souvent difficile pour deux personnes de travailler sur les livres en m?me temps. Lorsque le processus comptable est totalement ?lectronique, plusieurs personnes peuvent exercer diff?rentes fonctions en m?me temps. Il est possible pour une ?quipe de cr?er de nouvelles factures, d’afficher les paiements re?us pour des factures ant?rieures et de pr?parer un large ?ventail de rapports en m?me temps.
Il ne fait aucun doute que le processus de d?mat?rialisation peut profiter aux utilisateurs de plusieurs mani?res. La tenue de registres n?cessite beaucoup moins d’espace, est facilement accessible depuis des emplacements distants et permet ? plusieurs utilisateurs d’acc?der simultan?ment aux livres comptables. Actuellement, il existe des progiciels payants et gratuits de comptabilit? et d’enregistrement financier qui peuvent aider toute entreprise ou organisation ? atteindre facilement un statut complet de d?mat?rialisation. Dans le cas des logiciels de comptabilit?, il existe ?galement des produits en ligne qui permettent ? un particulier ou ? une entreprise d’?tablir un ensemble de livres virtuels. Charg?s en toute s?curit? sur les serveurs du produit, les personnes autoris?es peuvent acc?der aux enregistrements et les utiliser ? partir de n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet active.
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