Également connue sous le nom de DEMAT, la dématérialisation est un processus qui s’éloigne de l’utilisation de la documentation physique afin de conserver les registres financiers. Au lieu de cela, la dématérialisation utilise des outils de tenue de dossiers électroniques afin de suivre tous les types de transactions financières. La gamme de documents pouvant être gérés efficacement avec des applications logicielles comprend à peu près tout, des registres comptables de base aux certificats d’actions.
L’un des principaux avantages de cette approche de la comptabilité électronique est que le besoin de stocker physiquement des copies des bilans et autres documents comptables n’existe plus. Grâce à la technologie de numérisation, il est même possible de faire des copies électroniques des pièces justificatives qui fournissent des références pour les postes de la comptabilité électronique. Tout peut être hébergé en toute simplicité sur un disque dur ou un serveur. Afin de se prémunir contre la perte ou la corruption, les fichiers de sauvegarde peuvent être facilement créés et stockés hors site.
Outre la comptabilité de base, la dématérialisation permet également de s’affranchir des certificats d’actions physiques. Les copies électroniques des stocks peuvent être archivées pour une récupération facile. Dans le cas où l’actionnaire a besoin de copies des stocks rapidement, elles peuvent être consultées et transmises par des méthodes électroniques, telles que le courrier électronique ou une transmission FTP protégée.
La dématérialisation permet également aux personnes autorisées de travailler avec les mêmes documents en même temps. Avec les méthodes de comptabilité physique, il est souvent difficile pour deux personnes de travailler sur les livres en même temps. Lorsque le processus comptable est totalement électronique, plusieurs personnes peuvent exercer différentes fonctions en même temps. Il est possible pour une équipe de créer de nouvelles factures, d’afficher les paiements reçus pour des factures antérieures et de préparer un large éventail de rapports en même temps.
Il ne fait aucun doute que le processus de dématérialisation peut profiter aux utilisateurs de plusieurs manières. La tenue de registres nécessite beaucoup moins d’espace, est facilement accessible depuis des emplacements distants et permet à plusieurs utilisateurs d’accéder simultanément aux livres comptables. Actuellement, il existe des progiciels payants et gratuits de comptabilité et d’enregistrement financier qui peuvent aider toute entreprise ou organisation à atteindre facilement un statut complet de dématérialisation. Dans le cas des logiciels de comptabilité, il existe également des produits en ligne qui permettent à un particulier ou à une entreprise d’établir un ensemble de livres virtuels. Chargés en toute sécurité sur les serveurs du produit, les personnes autorisées peuvent accéder aux enregistrements et les utiliser à partir de n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet active.