Un vote par procuration est un vote qui est envoyé par la poste ou exprimé d’une autre manière pendant que la personne qui vote est physiquement absente. Ceci est le plus souvent utilisé par les actionnaires d’une entreprise qui ne peuvent pas assister à l’assemblée générale annuelle des actionnaires mais qui souhaitent tout de même que leur vote compte.
Lorsque l’avis de convocation à l’assemblée annuelle des actionnaires est envoyé, il est généralement accompagné d’un formulaire décrivant certaines des décisions à prendre lors de l’assemblée. Celles-ci sont généralement posées sous forme de questions aux actionnaires, et la réponse choisie est basée sur un décompte des votes exprimés pour une réponse particulière. Parfois, un groupe d’actionnaires se réunit avec l’intention d’obtenir une question sur le bulletin de vote. Les questions peuvent aller des nouveaux membres du conseil à la rémunération des membres du conseil en passant par les objectifs de politique générale de l’entreprise. Les actionnaires présents à l’assemblée annuelle peuvent voter en personne, ou ils peuvent voter par procuration avant l’événement.
Il est procédé au décompte des voix, tant celles exprimées par procuration que celles exprimées par les membres présents. Habituellement, un vote à la majorité simple décide de la question. Cependant, il faut parfois plus que la majorité simple, mais c’est rare.
Dans le passé, le vote par procuration se faisait par courrier ordinaire. Les actionnaires ont reçu un bulletin de vote avec l’avis de convocation à l’assemblée annuelle, qu’ils devaient remplir et retourner par la poste à la société. Avec la popularité d’Internet, il est devenu possible de voter par voie électronique. Cela ne peut pas être fait n’importe où sur Internet ; il existe des sites spécifiques où il faut enregistrer le vote.
Une fois inscrit, on peut voter par procuration par voie électronique. Une sécurité est en place pour garantir que les personnes qui s’inscrivent sont en fait propriétaires des actions et qu’elles ne déposent que le nombre de voix autorisé. Habituellement, une voix par action est autorisée, bien qu’à l’occasion, plusieurs actions à droit de vote soient émises.