Une base de données de workflow est un endroit pour créer, réviser et promouvoir des éléments de travail dans un système. Il est généralement utilisé pour gérer un projet avec plusieurs utilisateurs au sein d’un espace de travail virtuel partagé ou d’un outil centralisé. Lorsqu’une donnée ou une documentation est créée et passe par un système de développement et d’approbation avant la livraison à un client, une base de données de workflow peut être particulièrement utile pour gérer l’attribution des tâches et surveiller les délais à chaque phase.
De manière générale, une base de données peut être un lieu de stockage d’informations. Que les données soient de nombreux petits éléments d’information réunis dans un système plus vaste ou qu’il s’agisse d’un grand développement nécessitant plusieurs entrées, une base de données de flux de travail fournit un moyen d’interagir avec les données. Parfois, une base de données est un outil de recherche d’informations uniquement, mais lorsqu’elle est utilisée pour le flux de travail, elle peut devenir l’espace principal d’une entreprise ou d’un projet.
L’exécution de tâches dans une base de données de flux de travail commence souvent par l’évaluation des besoins des projets, l’identification de ceux qui ont besoin d’accéder à des fonctions spécifiques et la création de la base de données réelle. En règle générale, tous les systèmes de flux de travail traditionnels en place dans une entreprise peuvent être transférés sur une plate-forme informatique. Si un dessin de conception de matériel ou un logiciel, par exemple, a été créé sur un ordinateur personnel individuel puis placé dans un emplacement partagé sur un réseau d’entreprise, dans une base de données de flux de travail, ce même dessin pourrait être créé et placé dans une zone de travail similaire à un lecteur de partage. Les personnes autorisées à se connecter à la zone peuvent visualiser ou manipuler le dessin.
Lorsqu’un élément de données se déplace dans un système pour des ajouts et des améliorations, et souvent pour l’intégration dans un produit plus important, une base de données de flux de travail peut être utilisée pour déplacer l’élément. Une corbeille ou un dossier central peut contenir des noms d’utilisateurs qui ont chacun une tâche à accomplir en vue de l’achèvement d’un produit. Une fois les données lancées, elles peuvent être réenregistrées dans la zone de flux de travail principale et attribuées à la personne suivante qui doit travailler dessus. Cette personne ou ce service effectuera les mises à jour nécessaires et archivera les données pour affectation au prochain travailleur qui pourra alors approuver les données et les placer dans une autre zone de la base de données.
En tant que système global, une base de données de flux de travail peut être utilisée pour créer la première version ou itération d’un élément et peut transporter l’élément jusqu’au processus d’approbation de la signature tel que requis pour l’achèvement. L’examen de la structure organisationnelle principale du flux de travail peut montrer une répartition similaire à celle d’un résumé papier et d’un aperçu d’un projet. Les étapes de développement, les délais de livraison en interne et aux clients, et les personnes responsables tout au long des étapes jusqu’à l’achèvement constituent souvent l’interface de première page de la base de données de workflow. Les utilisateurs individuels reçoivent ensuite des notifications ou vérifient les affectations sur leur PC pour récupérer le travail et effectuer des tâches vers un objectif de travail commun.
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