Une estimation budgétaire est une évaluation préliminaire soit des fonds prévus pour une entreprise ou une agence, soit des fonds nécessaires à la réalisation d’un projet. Ces estimations fournissent des informations précieuses à des fins de planification mais ne sont pas définitives. Au fur et à mesure que les informations finales arrivent, les membres du personnel peuvent mettre à jour le document et déterminer si des changements sont préoccupants. Ces documents peuvent être mis à la disposition du public lorsqu’ils concernent des agences et des projets financés par des fonds publics, afin de permettre aux membres du public de participer au processus de budgétisation.
Dans le cas d’une estimation des fonds disponibles, une estimation budgétaire est généralement émise par un gouvernement ou une agence régionale. Le document traite des sources possibles de financement telles que les recettes fiscales, les subventions, les sommes provenant d’agences gouvernementales et les recettes provenant des amendes et des frais. Cela fournit des informations sur le budget de fonctionnement disponible. Les membres du personnel et les autres parties intéressées peuvent consulter l’estimation pour en savoir plus sur les priorités de financement et les diverses options de financement qui peuvent être disponibles. Les fonds mis de côté à des fins spécifiques sont marqués dans le devis pour faire prendre conscience qu’ils ne font pas partie du fonds général.
D’autres estimations budgétaires déterminent les coûts associés à un projet ou à une mission donnée, comme la construction d’un pont ou l’achèvement d’une maison. Ce document détaille les dépenses attendues, compte tenu des informations disponibles. Il peut couvrir les frais de permis et les frais, la main-d’œuvre, les fournitures et d’autres dépenses qui peuvent survenir. L’estimation du budget peut également discuter du calendrier et fournir des informations sur ce qui peut arriver si le projet passe en heures supplémentaires en raison d’événements imprévus.
Les entreprises préparant des offres de projet pour les clients doivent généralement préparer une estimation budgétaire détaillée pour informer le client de toutes les dépenses potentielles. Cette estimation n’est généralement valable que pour une durée limitée. Si le client attend trop longtemps, les coûts des fournitures, de la main-d’œuvre et d’autres dépenses peuvent augmenter avec les forces du marché et l’estimation ne sera plus exacte. L’estimation du budget comprend également généralement une entrée pour les dépassements prévus, afin que les clients sachent combien d’argent pourrait être ajouté aux dépenses d’ici la fin du projet.
Lors de l’examen d’une estimation budgétaire, il peut être utile de lire attentivement les catégories individuelles pour comprendre ce qu’elles signifient. Si les définitions ne sont pas claires ou si le document est vague, la personne qui l’a préparé doit être en mesure de fournir des informations. Les estimations budgétaires peuvent également inclure des alternatives ; une entreprise de construction pourrait, par exemple, discuter des coûts de différents types de bardeaux dans le document afin que le client puisse en savoir plus sur la façon dont divers choix peuvent affecter le coût global du projet.