Une facture consulaire détaille le contenu d’un envoi et affirme qu’elle ne contient aucun article illégal ou remis en question. Il est préparé par un fonctionnaire consulaire travaillant dans le consulat du pays importateur dans le pays d’origine. Le document est rédigé dans la langue utilisée par le pays importateur pour s’assurer que les agents des douanes peuvent le lire et le comprendre, et comprend un sceau confirmant qu’il est officiel. Ces documents peuvent être requis pour certaines importations et peuvent être recommandés dans d’autres cas.
Les entreprises qui préparent des envois internationaux ont besoin d’un certain nombre de documents. Si une facture consulaire est requise, ils doivent généralement prendre rendez-vous avec un fonctionnaire, qui passera en revue le contenu de l’envoi et préparera un document. Le pays importateur peut exiger l’utilisation d’un formulaire spécial, qui peut être fourni par son consulat national. Les frais payés pour l’établissement de la facture consulaire sont également notés, afin d’éliminer toute confusion ou contestation.
Les agents des douanes utilisent ce document pour déterminer les tarifs, droits et autres frais appropriés associés à un envoi. Il est important de s’assurer qu’il est correct et de confirmer que le formulaire est complètement rempli. Des problèmes avec la facture consulaire peuvent entraîner des retards au quai ou à l’entrepôt, auquel cas un envoi peut être retenu jusqu’à ce qu’ils puissent être résolus. Avec des articles périssables ou critiques, cela pourrait créer des problèmes importants pour l’importateur.
En vue d’expédier à l’international, une entreprise peut consulter une société tierce ou un avocat spécialisé dans ce service si elle ne gère pas régulièrement de telles expéditions. Chaque pays a ses propres exigences d’importation, et si l’exportateur ne les satisfait pas, il peut être responsable des dépenses engagées par le client. Le fait de ne pas obtenir de facture consulaire, par exemple, pourrait entraîner une amende que l’exportateur devrait payer. De même, si un formulaire est incomplet et que la paperasse doit être traitée à nouveau, le client peut tenir l’exportateur responsable financièrement de toute perte.
Plusieurs copies d’une facture consulaire sont produites lors de la génération du document. Un doit être joint à l’envoi, avec tout autre document. Les exportateurs conservent également généralement au moins une copie pour leurs fichiers, comme référence personnelle à utiliser dans le cadre de la facturation et d’autres activités. Ils peuvent envoyer une copie supplémentaire à l’importateur avec d’autres informations concernant l’expédition. Des copies peuvent également être jointes à l’envoi pour être conservées à la douane et à d’autres arrêts en cours de route.