Une offre gouvernementale est une offre de fournir un service au gouvernement en échange d’une certaine somme d’argent. Le processus d’appel d’offres est similaire à ce qui se passe lors d’une vente aux enchères, sauf que les différentes entités sont en concurrence pour fournir un service au prix le plus bas. Les agences gouvernementales à la recherche d’offres tentent de remplir leurs missions tout en minimisant les coûts. Une entreprise qui soumet une offre au gouvernement cherche à réaliser un profit en entrant dans une relation d’affaires avec le gouvernement.
Lorsqu’un organisme gouvernemental est invité à fournir un service, il décide généralement d’abord s’il peut effectuer les tâches en interne ou s’il doit engager un entrepreneur. Tout comme dans les affaires, le gouvernement emploie des entrepreneurs s’ils offrent une expertise particulière ou peuvent effectuer un travail à bas prix. En règle générale, plus un projet est grand, plus les entrepreneurs sont susceptibles d’être impliqués. Cela peut être vu dans de nombreux projets militaires.
Si la passation de marchés est jugée nécessaire, un organisme gouvernemental émettra une demande de proposition (RFP). Une demande de propositions énonce simplement les exigences de l’agence émettrice qui paie pour le service. À ce stade, les entrepreneurs potentiels qui sont intéressés répondront à la DP avec une offre du gouvernement. Les offres peuvent varier au-delà d’un simple devis. Par exemple, si un système ferroviaire à grande vitesse est recherché, les propositions peuvent impliquer différentes conceptions de train, calendriers de construction ou procédures d’entretien.
L’échelle des services fournis par le gouvernement dans les pays industrialisés modernes peut être vaste. Parfois, un tiers aide à faire correspondre les offres du gouvernement avec les entrepreneurs. Les entrepreneurs paieront souvent d’autres entreprises pour passer au crible la multitude d’appels d’offres pour ceux qui peuvent leur être applicables.
Après une période désignée d’appel d’offres, l’agence gouvernementale responsable évalue chaque offre et sélectionne celle qui répond le mieux à ses exigences. Cela peut ou non être l’offre avec le prix le plus bas — les offres les plus chères sont souvent sélectionnées si d’autres avantages de la proposition l’emportent sur la différence de prix. Si suffisamment d’entreprises ne répondent pas à une offre du gouvernement ou si aucune proposition n’est adéquate, une nouvelle DP peut être émise.
Une fois que le gouvernement sélectionne une offre gagnante, il signe un contrat légal avec l’entreprise pour fournir le service nécessaire au prix convenu. Dans un contrat à prix fixe, il n’y a aucune provision pour augmentation de paiement si les coûts de production sont plus élevés que prévu. A l’inverse, un contrat à prix coûtant majoré a des stipulations pour permettre un paiement variable à l’achèvement du service. Il s’agit d’un type de contrat courant pour les projets de défense à grande échelle qui sont réputés avoir des coûts de développement imprévisibles.