L’organisation des connaissances est le processus global consistant à « organiser » et à organiser toutes les informations et les connaissances recueillies par une entreprise ou une entreprise. De cette façon, une entreprise peut avoir beaucoup plus de facilité à obtenir des données et des ressources si nécessaire. Ce processus aide également une entreprise à identifier les connaissances dont elle dispose et celles qui lui manquent. Le concept d’organisation de la connaissance a donc traité la « connaissance » comme un atout qu’il convient de préserver et d’accroître au profit de l’entreprise.
La méthode d’organisation des connaissances comprend plusieurs étapes, qui peuvent se dérouler à la fois de manière superposée et simultanée. La première étape est la classification, dans laquelle les documents peuvent d’abord être triés et regroupés en fonction de leurs facteurs communs. La cartographie des connaissances suit ensuite, dans laquelle toutes les sources potentielles de connaissances – personnes, institutions et technologies – sont identifiées. Cela aide à rendre les connaissances disponibles augmentent en qualité et en quantité.
L’indexation de toutes les connaissances est la prochaine étape vers l’organisation des connaissances. Dans cette étape, toutes les données et tous les documents collectés sont stockés. Habituellement, la catégorisation se produit simultanément avec l’indexation, pour identifier et étiqueter tous les groupes de connaissances qui ont été initialement classés. Suivre ces étapes peut être difficile à accomplir lorsqu’il est effectué manuellement, de sorte que les entreprises utilisent généralement des logiciels et des applications informatiques pour faciliter les tâches. Les programmes informatiques sont également plus accessibles en termes de recherche et de récupération de toutes sortes de documents et de « connaissances ».
L’organisation des connaissances traite non seulement des connaissances qui peuvent être apportées dans l’entreprise, mais également des connaissances et des informations existantes au sein de l’entreprise elle-même. Des exemples de connaissances internes sont les évaluations des employés, les diagrammes de flux de travail et les rapports financiers annuels. Toutes ces connaissances aident une entreprise à déterminer où se trouvent ses forces et comment réduire et améliorer ses faiblesses. Une fois que toutes les connaissances pertinentes sont présentes, les agents clés peuvent organiser des réunions et des conférences dans le cadre de l’organisation des connaissances.
Cette pratique est importante non seulement pour les entreprises et les domaines liés aux affaires, mais est également précieuse dans les institutions, les archives historiques et les musées. Même les bibliothèques suivent un type traditionnel d’organisation du savoir par le biais de fiches de catalogue et d’index, bien avant l’arrivée des ordinateurs. Les musées, en particulier, ont besoin d’organiser toutes les connaissances recueillies pour s’assurer que toutes les données sont authentiques, crédibles et accessibles au public. Même les encyclopédies et les almanachs sont des exemples quotidiens où l’organisation de la connaissance a été appliquée. En résumé, toutes les organisations et toutes les entreprises qui s’appuient sur les connaissances ont besoin du processus d’organisation des connaissances pour rendre toutes les données pertinentes faciles à collecter, à récupérer et à comprendre.
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