Les réserves de capital sont des fonds qui sont mis de côté pour être utilisés avec des projets spécifiques qui présentent un investissement en capital à long terme, ou qui peuvent être liés à une sorte de dépenses en capital à l’avenir. Il n’est pas rare que les gouvernements locaux et nationaux créent des réserves de ce type, comme moyen d’accumuler progressivement des fonds pour les besoins futurs anticipés. Une réserve de capital peut également être constituée par une entreprise de toute taille et être utilisée pour des projets en cours ou comme moyen de préparer un projet futur.
L’idée principale derrière un fonds de réserve pour immobilisations est de mettre de côté des actifs qui sont en dehors du budget de fonctionnement habituel, et peuvent être utilisés pour compenser les dépenses avec des projets qui doivent être financés au moins partiellement en dehors du budget de fonctionnement. Par exemple, une municipalité peut souhaiter construire un nouvel hôtel de ville. Si des fonds ne sont pas mis de côté dans le budget pour commencer la préparation de cette activité, le produit d’une réserve d’immobilisation peut être retiré pour gérer les coûts de préparation d’une parcelle de terrain pour le nouveau bâtiment, créer des plans et en général préparer le construction de la nouvelle installation. En fonction du montant des fonds du fonds de réserve pour les immobilisations et des règlements qui régissent les décaissements de ce fonds, il peut être possible de financer l’ensemble du projet de construction en utilisant la réserve.
Les entreprises peuvent utiliser une réserve de capital de la même manière. Le fonds de réserve peut être augmenté sur un certain nombre d’années, généralement en transférant les bénéfices excédentaires générés de temps à autre dans le fonds. Si l’entreprise souhaite se développer, éventuellement en ouvrant un nouveau point de vente au détail ou en construisant une nouvelle installation de production, les actifs contenus dans la réserve en capital peuvent être utilisés pour lancer ces projets. L’utilisation des réserves permet à l’entreprise de gérer le processus sans avoir à obtenir de financement extérieur, et élimine ainsi le besoin de rembourser les intérêts sur les prêts ou les marges de crédit afin de mener à bien le projet d’expansion.
Tous les fonds placés dans une réserve de capital doivent être comptabilisés dans les registres financiers de la municipalité ou de l’entreprise. Pour les municipalités, cela signifie identifier l’origine de tous les fonds déposés dans les réserves, y compris les dons et les fonds obtenus grâce à des subventions gouvernementales. Les entreprises doivent également rendre compte avec précision de l’origine de tout actif affecté à la réserve de capital. Dans de nombreux pays, les lois régissent la façon dont une réserve de capital doit être gérée et fournissent le cadre de base de la manière dont une entité gouvernementale ou une entreprise structurera et maintiendra la réserve, y compris la façon dont les fonds sont affectés à des types spécifiques de dépenses en capital.