Les réunions du conseil municipal sont des rassemblements réguliers de fonctionnaires municipaux appelés à diriger les affaires de la gestion de la ville. Dans la plupart des cas, les conseils municipaux sont composés d’élus. La plupart des villes ont des dispositions dans leurs chartes et règlements pour permettre les nominations aux conseils municipaux dans des circonstances spécifiques. Une réunion typique du conseil municipal comprendra des conseillers représentant divers secteurs géographiques de la ville, ainsi que le maire et d’autres fonctionnaires directement impliqués dans les mesures à prendre pour examen lors de la réunion.
Dans la plupart des villes, la réunion du conseil municipal est un événement public. Les habitants de la ville sont invités à assister et à regarder les débats. Souvent, les citoyens ont la possibilité de faire des déclarations ou de poser des questions aux membres du conseil, au maire et aux autres représentants de la ville présents. Lorsque des questions d’intérêt public majeur doivent être discutées lors d’une réunion du conseil municipal, il n’est pas rare que les médias locaux couvrent les débats.
Selon les responsabilités du conseil municipal telles que définies dans les documents officiels utilisés pour gouverner la ville, la réunion peut inclure une variété de points d’action à aborder. Par exemple, une décision du conseil municipal peut être requise avant d’accorder un permis d’alcool à un restaurant local ou de permettre à un résident d’ajouter un étage à une maison située dans les limites de la ville. Dans certaines régions, le conseil municipal est l’organe final qui doit approuver la délivrance d’une licence commerciale à des types spécifiques de nouvelles entreprises relevant de la compétence de la ville. Une réunion du conseil municipal peut également superviser des éléments tels que la délivrance de permis de défilé ou l’autorisation d’un certain type de rassemblement public sur une propriété appartenant à la ville.
Les délibérations d’une réunion typique du conseil municipal ne sont généralement rien d’autre que la prise de décisions sur des questions banales qui sont nécessaires au bon fonctionnement continu de la ville. De nombreuses villes préfèrent mener leurs réunions en utilisant un certain type de procédure parlementaire, souvent une variante des règles de procédure de Robert. Ce processus permet de s’assurer que toutes les personnes intéressées ont la possibilité d’aborder toute question à l’ordre du jour, tout en aidant à maintenir une structure logique au cours de la réunion.
Un procès-verbal de la réunion est dressé même lorsqu’il n’y a pas de mesure d’action présentant un intérêt particulier pour le grand public. Le procès-verbal fait partie des archives publiques de la ville et peut être consulté par tout résident de la municipalité. De plus, le procès-verbal de la séance précédente du conseil municipal est généralement lu au début d’une séance en cours. Cela permet au conseil et aux autres citoyens intéressés d’affirmer que les procès-verbaux sont parfaitement exacts ou de noter les corrections mineures qui sont nécessaires. Une fois que les procès-verbaux sont considérés comme exacts par les personnes réunies, la réunion du conseil municipal en général approuve les procès-verbaux et ils sont versés au dossier public.