La «valeur fiscale» est un terme utilisé pour identifier la valeur de la valeur d’un enregistrement en termes de documentation pour un certain type de transaction financière. En règle générale, les enregistrements qui ont ce type de valeur sont conservés au moins jusqu’à ce que l’entreprise ou les transactions pertinentes pour ces documents soient terminées. À ce stade, les documents à valeur fiscale peuvent être codés et classés sous forme de copie papier, ou archivés dans un format électronique, ce qui permet de les récupérer facilement à l’avenir si nécessaire.
Déterminer la valeur fiscale d’un document implique généralement d’identifier le lien que le document a avec une transaction donnée. Cela permet de déterminer la valeur, le cas échéant, de ce document en termes de preuve de la véracité de l’événement, ainsi que de preuve de certains détails liés à cet événement. Dans cette perspective, la valeur fiscale est également de nature probante, servant de base pour justifier l’enchaînement des événements qui se produisent avec l’événement considéré.
Étant donné que la valeur fiscale se concentre sur les preuves entourant la gestion d’une sorte de transaction financière, on peut dire que les documents financiers de nombreux types possèdent ce type de valeur. Les factures émises aux clients entrent dans le champ d’application large de cette définition, car elles fournissent la preuve que la transaction a bien eu lieu et que le paiement est toujours en attente. La facture continue à avoir une valeur fiscale jusqu’au moment où le paiement du client est reçu et enregistré dans les registres comptables. À ce stade, la transaction est considérée comme terminée et la facture est désormais considérée comme ayant une valeur historique et peut être archivée pour être utilisée d’autres manières, telles que des pièces justificatives lorsque les registres comptables de cette période sont audités.
De nombreuses entreprises reconnaissent que les enregistrements qui documentent les transactions financières liées à une période comptable ont une valeur fiscale, au moins jusqu’à ce que toute la documentation et les enregistrements comptables relatifs à cette période aient été examinés par un professionnel et soient déterminés comme véridiques et complets. En fonction des lois et règlements applicables à la tenue des registres commerciaux au sein d’un pays, ces documents peuvent être physiquement conservés pendant plusieurs années après l’audit, ce qui permet de les récupérer quand et si nécessaire. Cela permet de reconstruire plus facilement la chaîne d’événements associée à chaque transaction et de répondre avec autorité à toute question ou préoccupation concernant ces transactions.