Il controllo interno è un sistema di regole e procedure che un’organizzazione stabilisce per garantire l’affidabilità della sua informativa finanziaria, l’efficacia e l’efficienza delle sue operazioni e la sua conformità alle norme, ai regolamenti e alle leggi applicabili. I controlli interni sono ideati e implementati non solo dai direttori dell’organizzazione, ma anche dalla sua leadership e dai suoi dirigenti. Sebbene siano progettati per raggiungere una serie di obiettivi, i controlli interni sono principalmente orientati alle attività finanziarie di un’organizzazione. Un sistema di controllo interno adeguatamente progettato nelle operazioni di un’organizzazione può prevenire cattiva gestione e frode, inclusi appropriazione indebita, frode e furto.
Una caratteristica comunemente intesa della frode è che opera con maggior successo sotto un velo di segretezza &emdash; meno persone ne sono consapevoli, maggiore è la probabilità di successo. Più persone sono consapevoli, quindi, maggiore è la probabilità di fallimento o di deterrenza. Ad esempio, potrebbe essere relativamente facile per un contabile scrivere assegni fraudolenti se è richiesta solo una firma, ma se ne sono richieste due, rende il furto molto più difficile.
Uno dei metodi più semplici di controllo interno, quindi, è la segregazione dei compiti dei soggetti coinvolti nelle attività finanziarie. La maggior parte delle organizzazioni, ad esempio, richiede due firme sugli assegni o sugli assegni che superano un determinato importo, il che garantisce che gli assegni non possano essere semplicemente emessi da una persona a piacimento. Quando gli assegni sono stampati a macchina o al computer, i responsabili della stampa dell’assegno non devono firmarli (o applicare firme meccaniche) &emdash; quel lavoro dovrebbe essere assegnato a un’altra persona. Quando gli assegni vengono redatti in pagamento per la ricezione della merce, i sistemi di controllo interno dovrebbero richiedere che prima della stesura dell’assegno di pagamento, la documentazione della ricevuta della spedizione sia abbinata alla fattura. Questa semplice regola garantisce che il responsabile del pagamento possa essere ragionevolmente certo che la merce sia stata effettivamente ricevuta in buone condizioni, anche se il luogo di ricezione è molto lontano dall’ufficio finanziario. Se l’assegno deve essere firmato da qualcun altro, sarà accompagnato da tutta la documentazione, che verrà esaminata prima della firma dell’assegno e trasmessa al venditore.
Una componente impopolare di molti sistemi di controllo interno è il divieto di rapporti personali, compreso il matrimonio, tra dipendenti dei dipartimenti dei servizi finanziari e di altri dipartimenti. Se sorge una relazione personale tra, ad esempio, qualcuno nel reparto contabilità fornitori e qualcuno nel magazzino, ci si aspetterebbe che si dimetta e trovi un lavoro altrove per evitare anche solo l’apparenza di scorrettezza.
Le società pubbliche e molte grandi società di proprietà privata dispongono di controlli interni che richiedono revisioni periodiche da parte di una società di revisione contabile esterna, nonché dipartimenti di revisione interna incaricati di rivedere regolarmente le transazioni finanziarie e altre operazioni. Se eseguiti correttamente, questi audit interni e di terze parti esamineranno un’azienda a fondo, analizzando le sue procedure dal punto di vista del controllo interno ed esplorando le transazioni per garantire che siano rappresentate.
I sistemi di controllo interno, sebbene comunemente intesi come di natura finanziaria, non sono limitati alle attività finanziarie, ma si estendono ad altre aree delle operazioni di un’azienda, per garantire che si svolgano effettivamente come previsto. I reparti “controllo qualità” e “garanzia qualità” sono meccanismi di controllo operativo che lavorano per garantire che tutto, dall’etichettatura ai sigilli di sicurezza agli ingredienti, sia esattamente come rappresentato. I meccanismi di controllo dell’inventario aiutano a proteggere l’azienda da perdite dovute a furto e il personale di sicurezza non solo tiene il personale non autorizzato fuori da una struttura, ma scoraggia il furto.
Le procedure e le pratiche di controllo interno hanno acquisito maggiore importanza negli Stati Uniti nel 2002 con l’emanazione del Sarbanes-Oxley Act, intitolato “Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act”. Emanato in risposta a una serie di scandali societari e contabili, ha posto un grado molto maggiore di responsabilità sui dirigenti delle società a partecipazione pubblica. Ad esempio, i dirigenti delle società firmano regolarmente le relazioni annuali delle loro società; Sarbanes-Oxley li considera personalmente responsabili delle loro inesattezze materiali. Questi dirigenti hanno quindi un ulteriore incentivo a implementare sistemi completi di controllo interno per garantire l’affidabilità dei loro rapporti.
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