Um fluxo de trabalho é uma sequência de atividades que foram cuidadosamente planejadas para tornar um trabalho fácil e eficiente. Um fluxo de trabalho pode envolver todo o processo de produção ou ser uma sequência usada por um indivíduo. Um fluxo de trabalho simples geralmente é o fluxo de trabalho usado por um indivíduo para uma tarefa limitada ou o fluxo de trabalho de um projeto muito contido no qual várias pessoas estão envolvidas. Enquanto alguns fluxos de trabalho simples são projetados para empregar tecnologia, outros são empregados por pessoas sem computadores ou outros dispositivos. Ao projetar um fluxo de trabalho simples, há algumas considerações básicas para refletir.
Uma das principais decisões sobre um fluxo de trabalho simples é usar atividade paralela ou atividade linear. Por exemplo, suponha que você tenha uma pequena empresa com cinco funcionários e uma correspondência para sair e nenhum equipamento sofisticado. Você pode ter um processo linear no qual o primeiro funcionário encha o envelope, o segundo funcionário o lacre, o terceiro afixa a etiqueta de endereço, o quarto aplica um carimbo e o quinto o empilha na bandeja de correspondência apropriada. Nesse processo, o trabalho de cada pessoa é otimizado, porque ele ou ela precisa apenas pensar em uma coisa; no entanto, cada correspondência é manuseada por cinco pessoas diferentes. Em um processo paralelo, todos os cinco funcionários executariam a sequência simultaneamente – enchimento, selagem, identificação, carimbo e empilhamento, mas cada correspondência seria manuseada por apenas uma pessoa.
Às vezes, executar algumas etapas um pouco complexas com antecedência pode contribuir para criar um fluxo de trabalho simples. Por exemplo, uma macro é uma instrução de computador único que aciona uma sequência de eventos. Ao reservar um tempo para configurar uma macro, uma sequência complicada que deve ser repetida pode ser bastante simplificada.
O uso de um editor de layout para alterar o mapeamento de um dispositivo de entrada de computador – mouse, teclado, tablet ou caneta – é outra possibilidade a ser considerada na criação de um fluxo de trabalho simples. Por exemplo, é possível alterar temporariamente os botões do mouse para mapeá-los para os atalhos necessários para executar uma tarefa específica, tornando desnecessário ir e voltar do teclado para o mouse para o teclado para o mouse. Como alternativa, pode-se criar novos atalhos de teclado que permitam controlar todas as ações do teclado e evitar o mouse para uma tarefa específica.
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