Um relatório da estrutura organizacional é um documento que exibe ou descreve a hierarquia de autorização da empresa. O relatório geralmente é usado quando uma empresa precisa avaliar sua eficácia administrativa. O relatório da estrutura organizacional começa com as informações do conselho de administração ou dos executivos, uma revisão das operações da organização e o preenchimento de caixas para representar posições na organização. Diferentes tipos de estruturas são possíveis em uma organização, como altos ou planos. O relatório pode ser um diagrama, uma avaliação escrita ou ambos.
Proprietários e executivos geralmente são responsáveis por criar um relatório de estrutura organizacional. Esse relatório geralmente está completo antes do início das principais operações de uma empresa, mas as organizações podem criar o relatório a qualquer momento. É necessária uma decisão para decidir qual formato de relatório funcionará melhor. Em muitos casos, um gráfico representa melhor a estrutura organizacional, com descrições ou explicações breves adicionadas ao diagrama. Proprietários e executivos podem buscar informações dos gerentes operacionais ao preencher o gráfico de determinados departamentos.
Uma revisão de uma organização é necessária ao iniciar o relatório da estrutura organizacional. Se houver uma descoberta de várias camadas de gerenciamento, um relatório de estrutura alto será necessário. Menos camadas de gerenciamento e mais funcionários em posições autônomas resultarão em um relatório plano de estrutura organizacional. O originador do relatório precisará desenhar caixas para representar cada posição no gráfico. O tamanho e o estilo das caixas não importam necessariamente; no entanto, deve haver apenas uma caixa para cada posição.
A próxima etapa no relatório da estrutura da organização é preencher as caixas com posições na organização. No topo, as caixas conterão o conselho de diretores, proprietários e executivos. A partir daí, o gráfico deve mostrar todos os gerentes entre a alta gerência e os funcionários. Existem algumas opções para separar as divisões ou departamentos da organização. Por exemplo, o gráfico pode ter linhas separadas com base em divisões organizacionais, produtos ou um híbrido desses dois métodos.
É necessária uma caixa no relatório organizacional para todas as posições em cada divisão separada no gráfico. Isso deve continuar até que todas as posições na empresa sejam representadas no gráfico. Além do diagrama físico da organização, a empresa pode colocar um parágrafo escrito ou outra verborragia para descrever a natureza do relatório da estrutura. Novamente, o design e o fluxo do gráfico estão sujeitos às demandas da empresa. No total, o diagrama e a verborragia representarão no papel todas as posições físicas que afetam as operações da empresa.
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