Para criar uma pol?tica de reten??o de e-mail, primeiro voc? deve declarar o motivo pelo qual est? escrevendo a pol?tica – para cumprir com os requisitos legais, para reter a prova de documentos comerciais ou para garantir que informa??es importantes n?o sejam perdidas. O documento tamb?m deve explicar quais funcion?rios a pol?tica afeta e quais tipos de email est?o inclu?dos. Voc? tamb?m deve decidir quanto tempo os emails devem ser mantidos; pode ser legalmente exigido que voc? retenha determinados e-mails por um per?odo espec?fico. Designar um funcion?rio para ser respons?vel pelo monitoramento da pol?tica pode ajudar a garantir que sua pol?tica seja aplicada corretamente.
Uma pol?tica de reten??o de email ? um procedimento escrito sobre como uma empresa deseja que seus funcion?rios lidem com as comunica??es por email. As pol?ticas de reten??o de email geralmente indicam quais emails os funcion?rios devem reter, por quanto tempo e como armazenar os emails. Em muitas jurisdi??es, existem requisitos legais para quanto tempo as comunica??es da empresa – incluindo e-mails – devem ser mantidas; portanto, ? importante ter uma pol?tica clara de reten??o de e-mails.
Ao escrever sua pol?tica, explique a quais funcion?rios da empresa a pol?tica de reten??o de email abrange. Dependendo do objetivo de implementar a pol?tica, em primeiro lugar, ela pode n?o se aplicar a todos na sua organiza??o. Por exemplo, os funcion?rios do armaz?m que n?o lidam com correspond?ncia eletr?nica podem n?o ser obrigados a cumprir a pol?tica. Os representantes de atendimento ao cliente, por outro lado, podem ser obrigados a manter a maioria de seus e-mails.
Descreva quais tipos de correspond?ncia de email se enquadram no controle da pol?tica de reten??o de email. Por exemplo, algumas empresas escrevem pol?ticas de reten??o de email que pertencem a emails que tratam de assuntos administrativos, fiscais, gerais e ef?meros. A pol?tica da sua empresa pode lidar especificamente com os emails que tratam de assuntos que t?m requisitos legais. Quaisquer que sejam os e-mails que voc? escolher para serem cobertos pela pol?tica, verifique se voc? ? claro e conciso sobre o assunto.
A pol?tica tamb?m deve descrever por quanto tempo os emails devem ser retidos e como os funcion?rios devem ret?-los. Para conformidade com registros, voc? pode ser legalmente obrigado a manter a correspond?ncia do cliente por um per?odo de cinco anos. Al?m de ser armazenada em um arquivo de e-mail em seu servidor, a lei tamb?m pode exigir que voc? imprima o e-mail e mantenha uma c?pia impressa no arquivo do cliente. Qualquer que seja o procedimento para manter esses registros, especifique-o detalhadamente ao escrever a pol?tica de reten??o de email.
Uma boa pol?tica de reten??o de e-mail deve incluir o departamento ou cargo do funcion?rio respons?vel pelo monitoramento dos requisitos. Sua empresa pode ter um departamento ou funcion?rio de conformidade respons?vel por garantir que os processos da empresa estejam de acordo com a lei. Pode ser a pessoa natural encarregada de monitorar e aplicar a pol?tica de reten??o de email. Indique claramente quem ? respons?vel pelo gerenciamento da pol?tica para que os funcion?rios saibam a quem recorrer se tiverem d?vidas ou problemas.
Depois de criar a pol?tica, uma das etapas mais importantes ? divulg?-la. Uma pol?tica n?o pode ser respeitada se os funcion?rios que precisam implement?-la n?o souberem que ela existe. Voc? tamb?m pode realizar uma reuni?o ou sess?o de treinamento para os funcion?rios afetados. Isso garante que eles recebam as informa??es necess?rias para aderir ? pol?tica de reten??o de e-mail.
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