Para criar uma política de retenção de e-mail, primeiro você deve declarar o motivo pelo qual está escrevendo a política – para cumprir com os requisitos legais, para reter a prova de documentos comerciais ou para garantir que informações importantes não sejam perdidas. O documento também deve explicar quais funcionários a política afeta e quais tipos de email estão incluídos. Você também deve decidir quanto tempo os emails devem ser mantidos; pode ser legalmente exigido que você retenha determinados e-mails por um período específico. Designar um funcionário para ser responsável pelo monitoramento da política pode ajudar a garantir que sua política seja aplicada corretamente.
Uma política de retenção de email é um procedimento escrito sobre como uma empresa deseja que seus funcionários lidem com as comunicações por email. As políticas de retenção de email geralmente indicam quais emails os funcionários devem reter, por quanto tempo e como armazenar os emails. Em muitas jurisdições, existem requisitos legais para quanto tempo as comunicações da empresa – incluindo e-mails – devem ser mantidas; portanto, é importante ter uma política clara de retenção de e-mails.
Ao escrever sua política, explique a quais funcionários da empresa a política de retenção de email abrange. Dependendo do objetivo de implementar a política, em primeiro lugar, ela pode não se aplicar a todos na sua organização. Por exemplo, os funcionários do armazém que não lidam com correspondência eletrônica podem não ser obrigados a cumprir a política. Os representantes de atendimento ao cliente, por outro lado, podem ser obrigados a manter a maioria de seus e-mails.
Descreva quais tipos de correspondência de email se enquadram no controle da política de retenção de email. Por exemplo, algumas empresas escrevem políticas de retenção de email que pertencem a emails que tratam de assuntos administrativos, fiscais, gerais e efêmeros. A política da sua empresa pode lidar especificamente com os emails que tratam de assuntos que têm requisitos legais. Quaisquer que sejam os e-mails que você escolher para serem cobertos pela política, verifique se você é claro e conciso sobre o assunto.
A política também deve descrever por quanto tempo os emails devem ser retidos e como os funcionários devem retê-los. Para conformidade com registros, você pode ser legalmente obrigado a manter a correspondência do cliente por um período de cinco anos. Além de ser armazenada em um arquivo de e-mail em seu servidor, a lei também pode exigir que você imprima o e-mail e mantenha uma cópia impressa no arquivo do cliente. Qualquer que seja o procedimento para manter esses registros, especifique-o detalhadamente ao escrever a política de retenção de email.
Uma boa política de retenção de e-mail deve incluir o departamento ou cargo do funcionário responsável pelo monitoramento dos requisitos. Sua empresa pode ter um departamento ou funcionário de conformidade responsável por garantir que os processos da empresa estejam de acordo com a lei. Pode ser a pessoa natural encarregada de monitorar e aplicar a política de retenção de email. Indique claramente quem é responsável pelo gerenciamento da política para que os funcionários saibam a quem recorrer se tiverem dúvidas ou problemas.
Depois de criar a política, uma das etapas mais importantes é divulgá-la. Uma política não pode ser respeitada se os funcionários que precisam implementá-la não souberem que ela existe. Você também pode realizar uma reunião ou sessão de treinamento para os funcionários afetados. Isso garante que eles recebam as informações necessárias para aderir à política de retenção de e-mail.
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