O gerenciamento de conteúdo corporativo é um produto de software que gerencia documentos escritos. Esse tipo de software é mais comumente encontrado em grandes empresas ou instituições. O requisito para esse tipo de software cresceu com o uso de programas de processamento de texto para desenvolver conteúdo e a necessidade de gerenciar esse processo com um grande número de editores e colaboradores.
Existem duas classes de soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo: gerenciamento de conteúdo de sites e gerenciamento de conteúdo de processos de negócios. Ambas as classes fornecem um conjunto padrão de recursos e funcionalidades projetados para melhorar o gerenciamento de documentos, edição, versão e aprovações. A implementação real desses conceitos difere entre as duas opções. Isso afeta a transparência e os processos de negócios necessários para usar esses sistemas.
No sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo de um site, o resultado do fluxo de trabalho é publicado no site da empresa. Todos os documentos, rascunhos e versões são armazenados e mantidos em um servidor web. Para acessar esse sistema, os usuários acessam a Internet e acessam o site da empresa. Eles inserem um nome de usuário e senha para visualizar o conteúdo pelo qual são responsáveis por criar, editar e aprovar.
Cada documento que será publicado no site deve ser criado neste sistema. O redator do artigo então o envia à equipe para edição. Diferentes usuários podem acessar o documento, editar e salvar suas alterações. O software rastreia as alterações feitas por cada pessoa e mantém as versões na ordem correta.
No final do processo de edição, o documento é enviado ao aprovador para revisão. O aprovador analisa a versão de rascunho final e pode ver todas as edições e alterações feitas e por quem. Após a aprovação, o documento é publicado no site.
O sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo de processos de negócios é configurado em um servidor de documentos em rede e está localizado atrás do firewall corporativo. O acesso é concedido com base na sua posição e nível de responsabilidade. Nesse ambiente, todos os documentos são armazenados no software de processamento de texto, permitindo que os usuários utilizem facilmente as ferramentas existentes para atender aos requisitos.
Os documentos podem ser baseados em modelo ou formulário e são armazenados em um repositório compartilhado. Os usuários acessam os modelos e os atualizam conforme necessário. Após a conclusão, os documentos são postados no diretório compartilhado e uma notificação é enviada para a próxima pessoa no processo de negócios. Eles revisam e editam o documento, conforme necessário. Após a conclusão, o documento é aprovado e nenhuma alteração adicional pode ser feita.
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