Ao procurar a melhor plataforma colaborativa, avalie suas necessidades e suas expectativas em relação ao software. A maioria das plataformas colaborativas oferece recursos básicos de comunicação, armazenamento de dados, compartilhamento de arquivos, ferramentas de solução de problemas e instalações para conferências. Velocidade, facilidade de uso, recursos extras e custos envolvidos também devem ser considerados.
Os três recursos básicos e mais importantes de qualquer plataforma colaborativa são: armazenamento centralizado de dados, ferramentas de comunicação e ferramentas de solução de problemas. O armazenamento centralizado de dados elimina a necessidade de cada colaborador armazenar dados em seu computador e ajuda os dados a permanecerem consistentes e atualizados. O compartilhamento de arquivos ao vivo é outro recurso útil e facilita o compartilhamento de documentos ou planilhas dentro do grupo.
As ferramentas de comunicação podem incluir recursos como conferência na web, reuniões em grupo ou privadas, VOIP (Voice over Internet Protocol), e-mail ou sistemas de mensagens instantâneas. O streaming de vídeo ao vivo é muito eficaz para conferências ou reuniões online, e algumas plataformas colaborativas oferecem o recurso de um quadro virtual para demonstrações. Você também pode precisar excluir um colaborador de uma reunião e algumas plataformas permitirão que você faça isso.
As ferramentas de solução de problemas são importantes para garantir que todos os colaboradores resolvam os problemas com rapidez e facilidade. Algumas plataformas apresentam uma seção de ajuda integrada, que pode ser acessada por qualquer um dos colaboradores do grupo. Esse recurso ajuda a reduzir o uso de profissionais ou serviços externos e pode economizar tempo e dinheiro.
As plataformas colaborativas podem assumir várias formas e podem ser instaladas por software em uma máquina local ou em uma instalação executada em um servidor remoto. Algumas plataformas são baseadas na Internet e os colaboradores podem acessar a plataforma com um nome de usuário e senha. A instalação ou o tipo de plataforma que você escolher pode afetar a velocidade e o desempenho da plataforma. A velocidade é uma consideração importante, pois o desempenho lento ou lento pode criar problemas durante conferências na Web ou uso de VOIP.
Em alguns casos, pode ser necessário que um profissional crie ou configure a plataforma colaborativa para você. Se for esse o caso, é aconselhável verificar se o provedor também oferece treinamento para os membros da equipe que usam a plataforma colaborativa, pois isso ajudará a equipe a entender como a plataforma funciona e garantirá a produtividade ideal desde o início. A maioria das plataformas é bastante fácil de usar, mas os recursos e funções diferem muito de uma plataforma para outra, portanto, pode levar algum tempo para os colaboradores entenderem o sistema completamente.
Uma última consideração seria se você preferiria usar software de código aberto ou software proprietário. Se você estiver com um orçamento apertado, o software de código aberto é a melhor opção, pois esses pacotes podem ser adquiridos gratuitamente. A maioria desses pacotes oferece as funções básicas necessárias, mas se você precisar de outros recursos, pode ser do seu interesse optar por um pacote de software pago.
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