Ao procurar a melhor plataforma colaborativa, avalie suas necessidades e suas expectativas em rela??o ao software. A maioria das plataformas colaborativas oferece recursos b?sicos de comunica??o, armazenamento de dados, compartilhamento de arquivos, ferramentas de solu??o de problemas e instala??es para confer?ncias. Velocidade, facilidade de uso, recursos extras e custos envolvidos tamb?m devem ser considerados.
Os tr?s recursos b?sicos e mais importantes de qualquer plataforma colaborativa s?o: armazenamento centralizado de dados, ferramentas de comunica??o e ferramentas de solu??o de problemas. O armazenamento centralizado de dados elimina a necessidade de cada colaborador armazenar dados em seu computador e ajuda os dados a permanecerem consistentes e atualizados. O compartilhamento de arquivos ao vivo ? outro recurso ?til e facilita o compartilhamento de documentos ou planilhas dentro do grupo.
As ferramentas de comunica??o podem incluir recursos como confer?ncia na web, reuni?es em grupo ou privadas, VOIP (Voice over Internet Protocol), e-mail ou sistemas de mensagens instant?neas. O streaming de v?deo ao vivo ? muito eficaz para confer?ncias ou reuni?es online, e algumas plataformas colaborativas oferecem o recurso de um quadro virtual para demonstra??es. Voc? tamb?m pode precisar excluir um colaborador de uma reuni?o e algumas plataformas permitir?o que voc? fa?a isso.
As ferramentas de solu??o de problemas s?o importantes para garantir que todos os colaboradores resolvam os problemas com rapidez e facilidade. Algumas plataformas apresentam uma se??o de ajuda integrada, que pode ser acessada por qualquer um dos colaboradores do grupo. Esse recurso ajuda a reduzir o uso de profissionais ou servi?os externos e pode economizar tempo e dinheiro.
As plataformas colaborativas podem assumir v?rias formas e podem ser instaladas por software em uma m?quina local ou em uma instala??o executada em um servidor remoto. Algumas plataformas s?o baseadas na Internet e os colaboradores podem acessar a plataforma com um nome de usu?rio e senha. A instala??o ou o tipo de plataforma que voc? escolher pode afetar a velocidade e o desempenho da plataforma. A velocidade ? uma considera??o importante, pois o desempenho lento ou lento pode criar problemas durante confer?ncias na Web ou uso de VOIP.
Em alguns casos, pode ser necess?rio que um profissional crie ou configure a plataforma colaborativa para voc?. Se for esse o caso, ? aconselh?vel verificar se o provedor tamb?m oferece treinamento para os membros da equipe que usam a plataforma colaborativa, pois isso ajudar? a equipe a entender como a plataforma funciona e garantir? a produtividade ideal desde o in?cio. A maioria das plataformas ? bastante f?cil de usar, mas os recursos e fun??es diferem muito de uma plataforma para outra, portanto, pode levar algum tempo para os colaboradores entenderem o sistema completamente.
Uma ?ltima considera??o seria se voc? preferiria usar software de c?digo aberto ou software propriet?rio. Se voc? estiver com um or?amento apertado, o software de c?digo aberto ? a melhor op??o, pois esses pacotes podem ser adquiridos gratuitamente. A maioria desses pacotes oferece as fun??es b?sicas necess?rias, mas se voc? precisar de outros recursos, pode ser do seu interesse optar por um pacote de software pago.
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