O fluxo de trabalho de publicação descreve o caminho que um documento percorre desde a fase de gravação até a publicação. O melhor fluxo de trabalho de publicação para sua empresa depende do tamanho e da composição de sua equipe. Seu sistema é limitado pelas limitações do seu processo de impressão e software de publicação. Também é importante escolher um processo de fluxo de trabalho de publicação que possa prosseguir por várias formas de comunicação. Sua escolha de um fluxo de trabalho comercial deve equilibrar preocupações orçamentárias, eficiência e precisão.
O tamanho do seu local de trabalho ditará o seu processo ideal de fluxo de trabalho de publicação. Toda a sua equipe pode estar envolvida na edição de material escrito em um pequeno escritório. Esse fluxo de trabalho envolveria um “rodízio” de edições seguidas pela entrega à impressora. Escritórios maiores geralmente apresentam mais hierarquia ao lidar com o fluxo de trabalho criativo. Seu fluxo de trabalho de publicação em um grande escritório pode envolver a entrega de um rascunho a um editor de cópias, editor de seção e editor antes da impressão.
O melhor fluxo de trabalho para o seu negócio deve prever mudanças de pessoal. Seu fluxo de trabalho deve ser facilmente explicado aos novos funcionários envolvidos nas publicações. Editores temporários, escritores e artistas gráficos devem poder se encaixar facilmente no processo. Uma boa regra geral ao escolher o melhor fluxo de trabalho de publicação é projetar um processo que possa ser explicado ao leitor médio de sua publicação.
Você deve considerar o software usado por sua equipe de publicações ao desenvolver um diagrama de fluxo de trabalho. Seu sistema de fluxo de trabalho pode ficar significativamente mais lento se seus escritores, editores e equipe de impressão usarem versões diferentes do mesmo software. Esse problema é agravado quando um gravador usa um software de publicação incompatível com o software do escritório. Seu fluxo de trabalho de publicação deve antecipar esses problemas, exigindo compatibilidade de todos no processo.
Seu modelo de fluxo de trabalho ideal pode ser usado com sua abordagem atual de impressão. Você provavelmente precisará criar sessões adicionais de revisão e edição no diagrama do fluxo de trabalho, se usar a impressão offset. Seu fluxo de trabalho de publicação pode ser mais compacto com serviços de impressão sob demanda, mas o custo de cada unidade é maior do que com a impressão offset. O tamanho e a frequência das publicações também devem informar sua análise do fluxo de trabalho. Você pode fazer correções com jornais e memorandos diários mais facilmente do que com relatórios anuais.
Seu sistema de fluxo de trabalho também deve ser construído para suportar interrupções nas comunicações e na entrega de documentos. Seu diagrama deve instruir os editores a manter cópias digitais e impressas das publicações em caso de falta de energia. O processo de fluxo de trabalho de publicação também deve antecipar falhas de rede que desconectam as equipes de gravação de suas impressoras. Suas equipes de redação e edição devem usar unidades portáteis, laptops e impressões frequentes para entregar as publicações pontualmente.
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