Um modelo pro forma é um método que uma empresa usa para reunir documentos ou informações que são estimativas de transações futuras. Os documentos pro forma mais comuns são geralmente demonstrações financeiras que contêm quantias em dólares esperadas de atividades de negócios futuras. Para escolher a melhor, as empresas devem examinar as entradas de dados disponíveis e decidir como serão as declarações pro forma e quem as usará para tomar decisões. Outro exemplo de documento pró-forma é uma fatura comercial que inclui itens em uma transação futura. Embora a empresa ainda não tenha concluído a transação, os documentos simplesmente declaram o valor dos itens em uma possível transação futura.
As entradas que entram em um modelo pró-forma podem ditar qual modelo usar ao tentar criar documentos prospectivos. Como nos exemplos acima, um modelo foi para demonstrações financeiras e outro para faturas comerciais. Cada um dos modelos é para um tipo específico de informação, levando à criação de um modelo específico. Com isso em mente, uma empresa pode ter potencialmente mais de um modelo pro forma em vigor para atividades de negócios. Ter mais de um modelo implementado para documentos pro forma permite que uma empresa preveja com precisão muitos tipos diferentes de atividades de negócios.
Um modelo pró-forma provavelmente tem um formulário padrão que produz o mesmo documento em termos de formato. Indivíduos que preparam um modelo pró-forma podem precisar manter esse formato de saída em mente ao escolher um modelo em primeiro lugar. Por exemplo, as demonstrações financeiras pro forma provavelmente precisam ser semelhantes às demonstrações financeiras reais preparadas pelo departamento de contabilidade. O mesmo é verdadeiro para faturas comerciais, onde as estimativas devem estar em um formato semelhante à fatura real. Ter um modelo pro forma que produz uma saída diferente da saída tradicional pode criar confusão na empresa.
Uma consideração final para um modelo pró-forma são os usuários das informações. Os indivíduos que usam as informações podem não ter todas as mesmas necessidades de dados. Portanto, a empresa pode precisar de modelos que forneçam dados para proprietários e executivos e outros para gerentes operacionais. Em alguns casos, o mesmo modelo pró-forma pode ser capaz de criar as saídas necessárias para cada indivíduo por meio de pequenas alterações nas entradas colocadas no modelo. Esses modelos são mais prováveis para stakeholders internos do que para stakeholders externos.