Um sistema de transcrição é usado por muitos profissionais para fazer anotações sobre trabalho ou pesquisa, e escolher o sistema certo garantirá que os ditados sejam fáceis de criar e usar. Os dispositivos controladores são usados em conjunto com um sistema de transcrição, mas existem muitos controladores diferentes, como pedais e gravadores portáteis. Os ditados tradicionais apenas permitem áudio ou texto, mas os ditados digitais podem aceitar anexos de arquivos digitais. A maioria dos profissionais compartilha ditados com outros profissionais; portanto, o compartilhamento de recursos pode ajudar a simplificar esse processo. É comum cometer erros enquanto ditamos, portanto, um editor contínuo ajudará a corrigir esses problemas.
Para permitir que os usuários iniciem e parem um ditado, a maioria dos programas de sistema de transcrição oferece um controlador, mas existem muitos controladores diferentes. Os mais comuns são dispositivos portáteis, pedais e fones de ouvido. Os usuários devem considerar suas condições de trabalho e qual controlador seria o mais seguro e mais conveniente de usar. Por exemplo, dispositivos portáteis são bons para usuários sentados em uma mesa, pedais são bons para usuários que geralmente têm substâncias nas mãos ou que não têm as mãos livres e fones de ouvido são bons para usuários que se movimentam.
Ser capaz de anexar um arquivo a um ditado pode ser útil para alguns profissionais. Ao contrário do ditado tradicional, que oferece apenas áudio ou texto, isso permite que os usuários compartilhem fotos, documentos de texto e outros arquivos que ajudarão a explicar ou esclarecer o ditado. Ao mesmo tempo, os usuários que precisam apenas de um sistema de transcrição de áudio podem economizar algum dinheiro ao não conseguir esse recurso.
Entre muitos profissionais, incluindo advogados, médicos e pesquisadores, é comum compartilhar ditados com outras pessoas que trabalham no mesmo projeto. Se for necessário, os usuários devem selecionar um sistema de transcrição que permita o compartilhamento fácil. Os recursos comuns que auxiliam no compartilhamento são a capacidade de enviar ditados por e-mail e poder fazer upload de ditados para sites.
Enquanto a maioria dos usuários tenta evitá-los, geralmente ocorrem erros durante o ditado. Para evitar que esses erros interfiram na qualidade do ditado, um recurso de edição contínua pode ajudar. Isso permite que os usuários corrijam erros sem causar uma diferença perceptível no áudio, fazendo parecer que nenhum erro ocorreu. Existem duas ferramentas de edição que podem ser usadas após a conclusão do ditado e ferramentas de edição dinâmicas que permitem aos usuários retroceder e alterar o ditado. As ferramentas de edição são geralmente padrão, mas alguns programas de sistema de transcrição podem oferecer apenas versões premium do sistema.
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