Na maioria dos casos, os empregadores nos Estados Unidos pagam impostos sobre a folha de pagamento ao Internal Revenue Service por meio de transferência eletrônica de fundos (EFT) iniciada pelo empregador, ou em nome do empregador por um terceiro, como uma empresa de contabilidade ou um serviço de folha de pagamento . Devem ser pagos em um determinado prazo após a emissão da folha de pagamento, de acordo com o seu porte, de acordo com cronogramas divulgados pela Receita Federal. Penalidades significativas são avaliadas se os impostos sobre a folha de pagamento forem pagos com atraso ou não forem pagos. Os pagamentos de obrigações fiscais sobre a folha de pagamento do estado são feitos de maneiras diferentes e são determinados pelo órgão tributário de cada estado.
O sistema EFT foi instituído no início de 2011 para a maioria dos empregadores; os empregadores menores têm a opção de pagar algumas quantias trimestralmente ou anualmente ao apresentarem suas declarações fiscais. Assim que possível, após a emissão da folha de pagamento, mas dentro do prazo estabelecido pelo IRS, o empregador configura o pagamento online e especifica a data em que o IRS deve transferir os fundos da conta do pagador. Somente informações resumidas são inseridas quando a EFT é configurada; os dados detalhados de alocação dos pagamentos são arquivados com o relatório trimestral do empregador, que também reconcilia quaisquer diferenças. Se o relatório trimestral mostrar que impostos adicionais são devidos, eles geralmente podem ser pagos com um cheque impresso que acompanha o relatório quando é apresentado.
Embora possa parecer arriscado fazer depósitos de impostos separadamente dos relatórios que alocam esses pagamentos a contribuintes individuais, o sistema funcionou bem nos Estados Unidos, com um sistema completo de contabilização e correção de erros. Assim, a maioria dos empregadores paga o imposto sobre a folha de pagamento em poucos dias a partir da data de emissão da folha de pagamento, apresentando relatórios trimestrais para contabilizar os valores depositados. Esse sistema garante que as obrigações fiscais sejam cumpridas o mais rápido possível depois de incorridas, ao mesmo tempo que dá aos empregadores tempo para preparar os relatórios explicativos.
Os impostos sobre a folha de pagamento nos Estados Unidos são retirados tanto dos salários dos empregados quanto dos fundos dos empregadores. O dinheiro retido dos ganhos dos funcionários vai para obrigações de imposto de renda e pagamentos de prêmios de seguro para a Previdência Social, Medicare e programas de seguro estaduais ou locais, como invalidez ou desemprego. Os empregadores devem igualar os pagamentos de seus funcionários para a Previdência Social e Medicare, e também devem pagar prêmios de seguro-desemprego federais e estaduais e, em alguns casos, prêmios de seguro de invalidez estadual.
Para os funcionários, o imposto de renda retido na fonte é calculado separadamente para funcionários individuais, com base em seus ganhos reais e nas informações fornecidas em seus formulários W4. O prêmio da Previdência Social é de 6.20% dos rendimentos brutos do funcionário até que os rendimentos anuais atinjam o teto estabelecido pelo Congresso, que era de $ 106,800 dólares americanos em 2010. O prêmio do Medicare é de 1.45% de todos os rendimentos.
O cálculo das contribuições dos empregadores pode ser complexo, pois envolve limites para os valores sujeitos ao imposto e créditos federais para pagamentos feitos para o imposto estadual de desemprego. A maioria dos serviços de folha de pagamento e software de folha de pagamento empresarial realiza esses cálculos. Todos os valores são combinados quando os empregadores pagam impostos sobre a folha de pagamento, exceto para impostos de seguro-desemprego, que são pagos trimestralmente sempre que o passivo total atinge ou excede $ 500.