O desempenho geral do fornecedor pode ser avaliado pela classificação do fornecedor em termos de qualidade, preço, entrega e serviço. Em organizações maiores, o departamento de compras pode distribuir um questionário a qualquer funcionário que use um fornecedor externo aprovado, solicitando ao funcionário que comente a experiência. O feedback normalmente é inserido no sistema de gerenciamento de fornecedores e forma a base da revisão periódica do fornecedor e do controle de qualidade. As empresas menores podem usar uma pesquisa por escrito ou um sistema informal de freios e contrapesos. De qualquer forma, um fornecedor geralmente está sujeito a avaliação periódica da mesma maneira que um funcionário para garantir o trabalho contínuo de acordo com os padrões.
O gerenciamento de fornecedores ocorre em um continuum que começa com um acordo sobre entregas, que inclui uma transmissão clara de diretrizes e padrões. Antes de implementar uma revisão formal do desempenho do fornecedor, verifique se você comprometeu suas diretrizes para escrever e se seus fornecedores estão cientes de suas expectativas. Se você possui funcionários que lidam diretamente com fornecedores e participam do processo de avaliação, verifique se eles também estão cientes das diretrizes. Definir um padrão de desempenho antecipadamente permite uma avaliação mais consistente no back-end e retira parte da subjetividade do processo que pode distorcer injustamente os resultados.
Uma ferramenta de avaliação deve ser redigida. Pode ser uma pesquisa escrita ou um questionário, ou uma série de perguntas feitas por meio de uma entrevista oral. Parte do design da ferramenta é a determinação de como ela será administrada. O feedback do desempenho do fornecedor pode ser coletado após cada contato ou coletado periodicamente. Um questionário apresentado após cada contato pode ser mais curto, enquanto um que analisa a experiência de um funcionário com um fornecedor por um período maior pode precisar de mais detalhes.
A ferramenta de avaliação deve solicitar feedback em qualidade, preço, entrega e serviço. A qualidade deve abordar a satisfação do avaliador com os bens ou serviços do fornecedor. O preço deve abordar o custo total de bens ou serviços em comparação com o valor inerente e com o custo do uso de outros fornecedores. A entrega deve levar em consideração a disponibilidade, o tempo de resposta e a confiabilidade. O serviço deve avaliar a capacidade de resposta, o profissionalismo, o atendimento ao cliente e a aderência aos padrões do fornecedor.
Talvez a parte mais importante do processo de avaliação de desempenho do fornecedor seja o estabelecimento de um sistema para coletar, resumir e reter os dados da ferramenta de avaliação. Quer você solicite feedback de dois funcionários ou duzentos sobre as interações do fornecedor, os resultados devem ser sintetizados e destilados até algum tipo de nota ou classificação em uma escala de desempenho aceitável a inaceitável. Existem pacotes de software e sistemas de conteúdo baseados na Internet que podem facilitar todo o processo de gerenciamento de fornecedores, mas você também pode fazer o trabalho manualmente estabelecendo um arquivo para o fornecedor, coletando as pesquisas, revisando os resultados e atribuindo uma classificação que determinará se o fornecedor permanece ou não na sua lista de fornecedores aprovados.
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