Você pode configurar um front office para seus negócios, protegendo instalações, contratando pessoal e preparando sistemas para interagir com o público. Como alternativa, você pode contratar uma empresa que ofereça uma solução de escritório pré-estabelecida ou terceirizar parte do componente de pessoal para empresas em todo o mundo. O design e o gerenciamento do escritório são a chave para o sucesso de todas as empresas. A implantação de uma interface pública reflete sua filosofia de atendimento ao cliente e, em última análise, determinará a lealdade do cliente. O desafio da gerência é reduzir custos, mantendo os clientes satisfeitos e criando uma vantagem competitiva.
O escritório principal de uma empresa consiste em todos os departamentos que entram em contato direto com o público. Esses departamentos incluem recepção, serviço e vendas. Normalmente, uma nova empresa terá necessidades modestas e pode precisar apenas de um local para se reunir com clientes ou clientes e equipá-la adequadamente. Em seguida, contrata funcionários para atender telefones, fornecer atendimento ao cliente e fazer vendas. Por fim, estabelece sistemas para que o processo funcione sem problemas.
Nos estágios iniciais do desenvolvimento de negócios, o front office pode compartilhar muito do mesmo espaço e recursos que o back office, por necessidade. O back office é todas as partes do negócio que o público nunca vê. As empresas de manufatura que precisam estabelecer instalações para produzir um produto tendem a se preocupar mais com o back office, enquanto as consultorias e empresas orientadas a serviços aumentam e diminuem em suas relações públicas. À medida que a empresa cresce e possui recursos para estabelecer instalações separadas para cada departamento, a configuração das operações do escritório é uma questão de equipar todos os departamentos que entram em contrato com o público com uma filosofia de atendimento ao cliente e com a equipe e o equipamento para fornecer uma empresa consistente face.
Uma alternativa para a criação de seu próprio escritório, principalmente na fase de inicialização, é contratar uma empresa de consultoria para lidar com isso. Existem empresas que fornecem serviços de front office empacotados para outras empresas. Esse tipo de provedor de serviços comerciais operará um escritório central com recepção, salas de reuniões, escritórios, equipamentos, hospitalidade e qualquer outra coisa que uma empresa precise encontrar com um cliente. Por uma taxa fixa, ele atribui à empresa-cliente um número de telefone e um endereço para correspondência. Ele lida com a recepção por telefone e pessoalmente, processa correspondência para a empresa e permite que a equipe da empresa use as instalações para se encontrar com os clientes, conforme necessário.
Empresas maduras têm outra opção para configurar operações de front office. A terceirização de peças para países estrangeiros com custos trabalhistas mais baixos, como a Índia, tornou-se uma maneira popular de conter despesas. O atendimento ao cliente por telefone é um departamento que geralmente é terceirizado. Muitas empresas terceirizaram partes de seus departamentos de vendas, principalmente ligações frias e contatos iniciais. Nesses casos, uma empresa ainda mantém uma presença no escritório, mas os principais serviços são contratados por terceiros.
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