Escrever uma carta de cobrança de dívidas envolve preparar uma carta comercial que identifique claramente seu propósito e cumpra as leis de sua jurisdição para práticas de cobrança. Normalmente, você precisará incluir informações sobre a dívida que está tentando cobrar e o valor devido. Em alguns países, também pode ser necessário incluir um texto que dê ao devedor 30 dias para contestar a validade da dívida e seguir um formato padrão de carta de cobrança de dívidas. Embora os cobradores de dívidas possam ser firmes, a maioria das jurisdições tem leis contra o uso de mentiras, ameaças e táticas de intimidação na cobrança de dívidas. Na verdade, você pode fazer bem em começar adotando uma abordagem mais delicada para cobrar uma dívida e, gradualmente, trabalhar para obter solicitações de pagamento mais firmes.
Quando você precisar escrever uma carta de cobrança de dívidas, seu primeiro passo pode ser aprender as leis de cobrança em sua área. Você pode precisar escrever uma carta em um formato específico ou evitar certos tipos de declarações em procedimentos de cobranças judiciais. Em alguns lugares, pode ser necessário que você identifique que o objetivo da carta é cobrar uma dívida ou se identificar especificamente como um cobrador de dívidas. Da mesma forma, pode ser solicitado que você informe ao destinatário da carta que usará qualquer uma das informações que obtiver na cobrança da dívida.
Normalmente, você precisa datar uma carta de cobrança de dívidas, e algumas jurisdições podem exigir que você declare que o destinatário tem 30 dias para contestar a validade da dívida. Você também pode ser solicitado a fornecer seu endereço comercial, bem como informações de contato. Se o endereço no qual deseja receber pagamentos for diferente do endereço físico de sua empresa, você também precisará fornecer o endereço físico.
O corpo da carta de cobrança de dívidas deve ser claro e fácil de entender. Normalmente, você precisará identificar a dívida que está tentando cobrar e o valor devido. Se você estiver cobrando uma dívida de outra empresa, talvez precise identificar essa empresa também. Uma carta de cobrança de dívidas deve conter apenas informações verdadeiras. A maioria dos lugares tem leis contra o uso de mentiras para cobrar dívidas, e o mesmo vale para ameaças e táticas de intimidação.
Freqüentemente, uma carta inicial de cobrança de dívidas serve como um gentil lembrete de que o dinheiro é devido. Em alguns casos, o devedor pode esquecer de pagar uma conta ou ter problemas financeiros temporários. Nesse caso, começar os procedimentos de cobrança por escrito com uma nota mais amigável pode encorajá-lo a pagar mais rápido. Se isso não funcionar, pode ser necessário enviar cartas que tenham um tom progressivamente mais firme.