Para manter um registro do caixa para pequenas despesas, primeiro você terá que decidir se deseja manter um registro escrito ou registrar as transações em um computador. Em seguida, você terá que criar ou obter um registro que contenha as colunas de entrada apropriadas, como datas, valores de transações, descrições de receitas ou despesas e saldos. Uma vez que este registro é criado, você pode acompanhar simplesmente registrando cada vez que você paga algo com dinheiro para pequenas despesas ou recebe dinheiro neste formulário. Além disso, você pode se beneficiar mantendo recibos para fazer backup de suas entradas de registro.
Quando você precisa manter um registro do caixa para pequenas despesas, é importante entender que você tem escolhas quando se trata de criá-lo. Você pode usar um registro escrito, um programa de software de computador projetado especificamente para registrar transações de caixa pequeno ou mesmo apenas uma planilha de computador para criar seu registro. Se você decidir usar uma opção de computador para registrar o dinheiro para pequenas despesas, no entanto, normalmente é fundamental que você faça backup de seus arquivos regularmente. Se você não se lembrar de fazer isso, poderá ter dificuldade em descobrir como gastou o dinheiro pequeno e comprovar seus gastos se o sistema do seu computador travar.
Normalmente, um diário de caixa para pequenas despesas terá uma área designada para registrar vários dados. Por exemplo, o registro que você cria deve ter uma coluna para inserir a data em que você pagou em dinheiro ou recebeu em dinheiro, bem como uma coluna para designar se recebeu ou não um recibo para documentar a transação. Seu registro também deve incluir uma área para listar a parte a quem você pagou em dinheiro ou a pessoa de quem recebeu o dinheiro e o valor da transação. Você também precisará de uma área para descrever a transação. Por exemplo, você pode observar nesta área que pagou por suprimentos ou recebeu uma doação.
Ao manter um registro de dinheiro para pequenas despesas, você também precisará controlar o saldo de sua conta. Isso significa que você precisará de uma coluna para registrar o saldo do seu fundo de caixa após cada transação. Manter o controle do saldo não é apenas uma boa manutenção de registros, mas também pode tornar mais fácil perceber quando é hora de reabastecer seu fundo de caixa.
Se você dirige uma empresa que tem funcionários, terá de decidir quem terá acesso ao seu caixa e será responsável por manter o registro. Se mais de uma pessoa tiver acesso, você precisará de um sistema para registrar quem é responsável por qual transação. Você pode manter um registro disso adicionando uma coluna ao seu registro para o nome do funcionário.
Além de manter um registro do caixa para pequenas despesas, também é importante manter todos os recibos que receber em relação às para pequenas despesas. Isso inclui até os recibos de pequenas quantias que você não considera muito importantes. Posteriormente, você poderá precisar desses recibos para ajudar a comprovar algumas de suas despesas.