Se o seu empregador tem uma política de despesas que trata do uso de um veículo pessoal pelo funcionário para fins comerciais, você pode enviar uma solicitação de acordo com os procedimentos da empresa para reembolso de milhagem do governo. A empresa contabilizará esse reembolso como uma dedução de despesas operacionais em suas declarações de imposto de renda, com base nas regras do governo sobre veículos pessoais usados para negócios. Se o seu empregador não tiver uma apólice em vigor, ou se você for autônomo, a única maneira de ser compensado pelo uso de seu carro pode ser deduzindo-o como uma despesa comercial não reembolsada em sua declaração de imposto de renda pessoal, dependendo seus códigos fiscais locais. Esse método normalmente não resultará, tecnicamente, em um reembolso em dinheiro do governo. Em vez disso, a dedução reduzirá sua renda tributável, de modo que você pagará menos impostos.
Os governos normalmente fazem provisões em seus códigos tributários que tratam do uso comercial de um veículo de propriedade privada. Essas disposições estabelecem a estrutura que os empregadores devem usar para reembolsá-lo pelo uso de seu carro para fins comerciais. As empresas que seguem as regras podem deduzir reembolsos feitos aos funcionários como despesas comerciais na declaração de imposto de renda da empresa.
Nos EUA, os regulamentos do código tributário permitem que você calcule o valor que deve ser reembolsado pelo uso de seu carro usando o custo exato das despesas ou uma taxa fixa por milha. A taxa de reembolso de milhagem do governo é definida por cada governo e pode mudar a cada ano. Se você optar por usar a taxa fixa, deve controlar as milhas percorridas para fins comerciais e multiplicá-las pela taxa governamental em vigor naquele momento. A taxa que está ou esteve em vigor para qualquer ano pode sempre ser encontrada no site do governo.
O reembolso de milhagem do governo é fornecido pelo seu empregador de acordo com uma política de despesas do funcionário. Seu empregador não é obrigado a reembolsá-lo, no entanto, assim como você não é obrigado a usar seu carro pessoal para promover o negócio. Se você usou seu carro para fins comerciais e não foi indenizado, você pode deduzir o reembolso de milhas do governo em sua declaração de imposto de renda pessoal.
Você deve seguir certas formalidades ao solicitar um reembolso de milhagem do governo para o uso de seu carro. Normalmente, você deve manter um registro de viagem que indica o dia, hora, local de início, local de término, quilometragem e propósito de cada viagem de negócios. Este registro deve ser entregue ao seu empregador com o seu pedido de reembolso, para que esteja disponível no caso de uma auditoria fiscal. Mantenha-o como parte de seus registros se você for autônomo ou estiver solicitando a dedução em sua declaração de imposto de renda pessoal.