Uma trilha de auditoria é uma série de documentos que apóiam uma entrada de diário ou transação comercial registrada no livro razão de uma empresa. Os contadores ou auditores seguem o rastro dos documentos para provar que os lançamentos contábeis são oportunos, válidos e relevantes. Para seguir uma trilha de auditoria, os contadores devem identificar uma transação, revisar os documentos de suporte e garantir que cada conta no lançamento contábil manual esteja correta. O software de contabilidade computadorizado adiciona outra camada a esse processo. Muitas vezes, está disponível um selo eletrônico que identifica qual indivíduo postou a entrada no razão geral.
A auditoria envolve a revisão das informações contábeis para provar que são precisas e corretas. Certas transações – como aquelas envolvendo dinheiro, contas a receber e estoque – podem ser mais suscetíveis a fraude ou abuso por parte dos funcionários. Um auditor analisa essas transações e segue a trilha de auditoria que detalha o propósito e a intenção da transação. A trilha permite que os auditores verifiquem se uma entrada é válida ou não. Erros em cálculos matemáticos também podem ser descobertos durante este processo.
Obter uma transação é a próxima etapa. Os auditores devem puxar a papelada original para a transação relacionada e revisar os documentos individuais. Isso permite que os auditores determinem a data, o tipo e o propósito da transação. Os contadores que lançam transações no período contábil incorreto costumam ser o objetivo dessa revisão. Outros erros também podem estar presentes durante esta parte da trilha de auditoria.
Depois de revisados, os contadores examinam o razão geral da empresa e outros livros contábeis. Os auditores verificam os números exatos e as contas contábeis adequadas para garantir que as informações nos documentos estejam no razão corretamente. Se um cálculo detalhado foi necessário para a entrada de diário, os auditores recalcularam as informações para garantir a precisão. Transações extremamente detalhadas podem exigir que os auditores entrevistem o contador que postou a transação. Essa pessoa deve rubricar os documentos para o lançamento no diário como parte do processo de trilha de auditoria.
Os sistemas de contabilidade eletrônica fornecem uma camada adicional para o processo de trilha de auditoria. A maioria dos sistemas de contabilidade computadorizados fornece um registro instantâneo de quem postou ou ajustou um registro no livro razão da empresa. Os dados incluem nome, data, hora, descrição e outras informações, dependendo do sistema. Os auditores podem entrar no livro razão eletrônico da empresa, revisar esses registros de trilhas de auditoria e originar transações a partir desses dados. Os auditores podem seguir a trilha de auditoria com mais facilidade quando as empresas têm esse registro eletrônico e não ajustável de trilha de auditoria.