Um cartão de validade é um documento simples que fornece informações sobre a data em que um contrato específico irá expirar. Um cartão desse tipo é usado em vários ambientes, principalmente no setor de seguros. A ideia por trás de um cartão de expiração é servir como um meio de alertar todas as partes envolvidas com o contrato que o relacionamento terminará em uma determinada data, a menos que as ações apropriadas sejam tomadas para renovar o contrato por um período adicional.
Uma das aplicações mais comuns do cartão de expiração é encontrada com cobertura de seguro. Em vários tipos de planos de saúde, automóveis e vida, a data de rescisão da apólice pode ser incluída nos termos e condições básicos que regem o relacionamento. À medida que essa data se aproxima, o cartão de vencimento serve para lembrar ao prestador que o prazo do contrato está se aproximando e é chegada a hora de discutir a renovação da cobertura com o segurado. Ao fazer uso desse tipo de ferramenta de gerenciamento de tempo, um agente pode sempre estar ciente de quais apólices de clientes estão programadas para expirar nos próximos 30 dias e fazer acordos para entrar em contato com esses clientes para renovar os planos e manter o fluxo de receita para o seguro fornecedor.
Junto com o rastreamento das datas de rescisão em planos de seguro, um cartão de expiração também pode ser usado como parte do processo de rastreamento de qualquer tipo de contrato comercial. Por exemplo, uma empresa que fornece bens ou serviços a um cliente a preços reduzidos pode usar esse método para entrar em novas discussões com o cliente várias semanas antes da data de rescisão. Isso pode ser importante, pois isso pode significar a diferença entre o cliente optar por renovar por outro período com o mesmo preço, ou optar por receber propostas de concorrentes.
Embora um cartão de expiração tradicional seja um cartão físico usado como parte de um sistema de arquivos tickler, muitos pacotes de software integram a ideia do cartão em seus recursos básicos. Um banco de dados de vendas pode incluir a capacidade de criar um cartão de expiração virtual que inclui informações básicas sobre um contrato de cliente, incluindo a data de rescisão. O usuário final pode então configurar o sistema para gerar um alerta em um determinado período de tempo antes da rescisão do contrato, tornando mais fácil agendar uma ligação ou e-mail para o cliente e começar a trabalhar na renovação do contrato. Até que a tarefa seja concluída ou dispensada, o sistema frequentemente continuará a lembrar o usuário de que a necessidade de entrar em contato com o cliente ainda está pendente.