Geralmente, são necessários quatro conjuntos de habilidades para se tornar um oficial administrativo: comunicação, software, organizacional e interpessoal. Um oficial administrativo tem uma gama de responsabilidades, geralmente focadas nas operações da empresa ou organização. Esse tipo de posição é encontrado em grandes organizações, com várias camadas de administração e gerenciamento. As pessoas que relatam a maior satisfação em trabalhar como oficial administrativo geralmente gostam de trabalhar com pessoas e gerenciar várias tarefas.
A maioria das pessoas conclui um diploma ou diploma em administração ou gerenciamento de negócios para se tornar um oficial administrativo. Esses programas estão disponíveis no nível de faculdades e universidades da comunidade. Os programas das faculdades comunitárias geralmente têm um a dois anos e um diploma universitário de três a quatro anos. O principal benefício de um programa universitário é o foco no desenvolvimento de habilidades práticas, enquanto um programa de treinamento universitário geralmente é de natureza mais teórica.
As habilidades de comunicação são essenciais para quem deseja conseguir um emprego como oficial administrativo. Os candidatos geralmente devem ser capazes de escrever para uma variedade de públicos diferentes, fornecendo instruções e diretrizes claras para os outros. As habilidades de comunicação oral são uma grande parte de qualquer relacionamento comercial, e o diretor administrativo é uma parte essencial da estratégia de comunicação.
Geralmente, os programas de software de produtividade do Office são necessários para quase todas as tarefas que um oficial administrativo realiza. Ele ou ela deve ter habilidades de nível de especialista nas ferramentas usadas pela organização. Pode ser muito importante manter essas habilidades atualizadas, fazendo cursos de atualização quando uma nova versão do software é lançada. Digitação e outras habilidades tecnológicas podem ser obtidas por meio de um programa de auto-treinamento, mas a maioria das pessoas aprende essas habilidades em um programa de treinamento da faculdade.
Depois de se tornar um oficial administrativo, as habilidades organizacionais se tornam muito importantes. Na maioria das organizações, o funcionário administrativo está envolvido em alguns aspectos de todos os principais projetos ou iniciativas. Trabalhar com prioridades conflitantes e concluir tarefas para vários projetos diferentes é essencial. Na maioria das empresas, o diretor administrativo também é fundamental para fornecer serviços organizacionais à alta gerência.
As habilidades interpessoais necessárias para se tornar um oficial administrativo incluem gerenciamento de conflitos, assertividade e disciplina pessoal. A capacidade de trabalhar com pessoas em várias posições diferentes geralmente é muito importante. Além disso, essa posição geralmente exige requisitos de confidencialidade devido à natureza dos materiais que o funcionário administrativo deve revisar. A discrição e o tato pessoais são muito importantes para qualquer pessoa nessa posição.