Desenvolver um entendimento do objetivo de um relatório de análise de lacunas geralmente é o primeiro passo para escrever um documento útil. Um relatório de análise de lacunas examina a lacuna entre o estado atual de uma empresa e seus objetivos. Essas informações podem ajudar uma organização a delinear um plano para alcançar metas. O relatório de análise de lacunas também revisa o histórico da entidade para determinar como atingiu seu status atual. Isso pode ajudar os planejadores a determinar quais métodos são mais desejáveis para fazer melhorias.
O objetivo principal de escrever um relatório de análise de lacunas geralmente é demonstrar uma compreensão do impacto de cada elemento na organização. Essa é uma maneira eficaz de encontrar indivíduos, departamentos e atividades que impedem o cumprimento das metas organizacionais. Embora possa ser útil observar até que ponto um elemento da organização funciona por si só, o objetivo geral é determinar como cada uma dessas partes afeta toda a operação.
Na maioria dos casos, um relatório de análise de lacunas é compilado por uma equipe. Isto é parcialmente devido ao volume de trabalho necessário para fazer uma análise completa. Também é uma boa maneira de garantir que o relatório não reflita o ponto de vista de um indivíduo. Informações para relatórios de análise de lacunas podem ser coletadas por meio de entrevistas, pesquisas e exame de registros, como os das áreas de finanças e recursos humanos.
Um dos elementos principais de um relatório de análise de lacunas é a declaração do problema. Este é um resumo das questões mais prementes que impedem a organização de atingir seus objetivos. Essas questões serão incorporadas ao plano para fornecer um ponto de partida para melhorias.
Após a coleta das informações, um plano para fechar a lacuna entre o estado atual e o desejado da organização pode ser feito. Algumas das coisas que podem ser consideradas ao fazer esse plano incluem os recursos necessários, como dinheiro, tempo e pessoas. O plano também pode descrever quais ferramentas ou outros materiais são necessários e, possivelmente, como eles podem ser obtidos.
Um relatório de análise de lacunas também normalmente descreve qual processo deve ser seguido para que a organização alcance seus objetivos. Isso pode incluir cronogramas, prazos e métricas para medir o sucesso. Uma análise também inclui frequentemente parâmetros de referência para objetivos específicos, para que o progresso seja uniforme e consistente.
Algumas organizações usarão outro tipo de análise para determinar quais as medidas a serem tomadas para fechar a lacuna. Este é um exame dos pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças (SWOT) relacionados a uma empresa específica e é chamado de análise SWOT. Ao entender esses atributos gerais da empresa e as razões da lacuna, um plano abrangente para o avanço pode ser feito.
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