Escrever uma boa carta de indenização exige que você se lembre de suas obrigações para com você ou sua empresa, com seu funcionário e com as leis trabalhistas. A revisão da política da sua empresa sobre acordos de não concorrência, não divulgação, indenização e quaisquer contratos sindicais que entram em jogo é uma etapa importante antes de se sentar para escrever uma carta de indenização. Certifique-se de evitar qualquer linguagem possivelmente discriminatória referente a idade, sexo, raça e orientação sexual. A natureza do trabalho do funcionário e os motivos da indenização terão impacto no tom e no idioma da sua carta de indenização; por exemplo, uma carta que libera um funcionário sazonal é menos complexa do que uma carta de indenização para um funcionário permanente de longo prazo. Sua carta deve incluir todos os dados específicos relacionados à separação, como a data efetiva da rescisão, os motivos da separação e quaisquer detalhes sobre seguro e indenização.
As responsabilidades para você e sua empresa incluem a proteção de seus negócios contra ações legais por rescisão indevida e, ao mesmo tempo, a manutenção do moral positivo dos funcionários. Seu futuro ex-funcionário provavelmente terá amigos entre os demais funcionários. Supondo que a indenização seja benigna – como demissões de funcionários por razões econômicas -, fazer um esforço para tranquilizar o ex-funcionário e oferecer uma carta de referência positiva pode diminuir a animosidade que pode refletir no moral de sua equipe. Seja o mais gentil possível e seja muito claro sobre os detalhes.
Para funcionários permanentes, questões como indenização, férias, licença médica, opções de ações e cobertura de seguro precisam ser abordadas. Por uma política comercial sólida, convém procurar aconselhamento jurídico antes de escrever a carta de indenização. Em termos de indenização, tempo de doença e férias, você pode ser específico sem usar valores reais em dólares.
O pagamento de férias de duas semanas, o afastamento de nove dias ou o afastamento de seis meses são indicações suficientemente detalhadas da indenização por sua carta de desligamento. A referência a ações sobre opções de ações e planos de aposentadoria deve ser orientada por seu contador e assessoria jurídica. Você pode considerar a carta um contrato de indenização. Você está fazendo uma oferta de termos de separação e, ao assinar o contrato de indenização, o funcionário prestes a deixar o emprego concorda com seus termos. No caso de o funcionário ser membro do sindicato, o contrato geral do sindicato deve incluir diretrizes que devem ser seguidas em caso de demissão ou rescisão.
Não inclua na sua carta de demissão nenhum idioma que faça referência a sexo, idade, raça, orientação sexual ou qualquer outro problema que possa ser considerado discriminatório. O Conselho Nacional de Relações Trabalhistas (NLRB) tem diretrizes de indenização disponíveis online. Não tenha vergonha de procurar aconselhamento jurídico. Seja claro, conciso, detalhado e gentil, conforme as circunstâncias o exigirem, e sua carta deve atingir seu objetivo de uma separação harmoniosa.
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