O controle interno é um sistema de regras e procedimentos que uma organização estabelece para garantir a confiabilidade de seus relatórios financeiros, a eficácia e eficiência de suas operações e sua conformidade com as regras, regulamentos e leis aplicáveis. Os controles internos são concebidos e implementados não apenas pelos diretores da organização, mas também por suas lideranças e gerentes. Embora sejam projetados para cumprir uma série de objetivos, os controles internos são principalmente orientados para as atividades financeiras de uma organização. Um sistema de controle interno adequadamente projetado nas operações de uma organização pode prevenir a má administração e o uso indevido, incluindo peculato, fraude e roubo.
Uma característica comumente entendida de desrespeito é que ela opera com mais sucesso sob um véu de sigilo & emdash; quanto menos pessoas souberem disso, maior será a probabilidade de sucesso. Quanto mais pessoas estiverem cientes, maior será a probabilidade de fracasso ou dissuasão. Por exemplo, pode ser relativamente fácil para um contador passar cheques fraudulentos se apenas uma assinatura for exigida, mas se duas forem necessárias, isso torna o roubo muito mais difícil.
Um dos métodos mais simples de controle interno, então, é a segregação de funções dos indivíduos envolvidos em atividades financeiras. A maioria das organizações, por exemplo, exige duas assinaturas em cheques, ou em cheques que excedem um determinado valor, o que garante que os cheques não possam ser simplesmente assinados por uma pessoa à vontade. Quando os cheques são impressos por máquina ou computador, os responsáveis pela impressão do cheque não devem assiná-los (ou aplicar assinaturas mecânicas) & emdash; esse trabalho deve ser atribuído a outra pessoa. Quando os cheques são emitidos como pagamento pelo recebimento de mercadorias, os sistemas de controle interno devem exigir que, antes da emissão do cheque de pagamento, a documentação do recebimento da remessa seja comparada com a fatura. Essa regra simples garante que a pessoa responsável por fazer o pagamento possa ter uma certeza razoável de que as mercadorias foram realmente recebidas em boas condições, mesmo que o local de recebimento esteja longe do escritório financeiro. Caso o cheque deva ser assinado por outra pessoa, ele virá acompanhado de toda a documentação, que será analisada antes de o cheque ser assinado e transmitido ao fornecedor.
Um componente impopular de muitos sistemas de controle interno é a proibição de relacionamentos pessoais, incluindo casamento, entre funcionários dos departamentos de serviços financeiros e outros departamentos. Se surgir um relacionamento pessoal entre, digamos, alguém no departamento de contas a pagar e alguém no depósito, seria de se esperar que alguém pedisse demissão e encontrasse emprego em outro lugar para evitar até mesmo a aparência de impropriedade.
As empresas de capital aberto e muitas grandes empresas privadas têm controles internos que exigem auditorias periódicas por uma firma de contabilidade externa, bem como departamentos de auditoria interna encarregados de revisar regularmente as transações financeiras e outras operações. Executadas corretamente, essas auditorias terceirizadas e internas examinarão uma empresa minuciosamente, analisando seus procedimentos sob a perspectiva do controle interno e explorando as transações para garantir que sejam representadas.
Os sistemas de controle interno, embora comumente entendidos como de natureza financeira, não se restringem às atividades financeiras, mas se estendem a outras áreas das operações de uma empresa, para ajudar a garantir que eles de fato ocorram conforme o esperado. Os departamentos de “controle de qualidade” e “garantia de qualidade” são mecanismos de controle operacional que funcionam para garantir que tudo, desde a rotulagem até os selos de segurança e os ingredientes, sejam exatamente como estão representados. Os mecanismos de controle de estoque ajudam a proteger a empresa contra perdas devido a furtos, e o pessoal de segurança não apenas mantém o pessoal não autorizado fora das instalações, como também impedem o furto.
Os procedimentos e práticas de controle interno adquiriram maior importância nos Estados Unidos em 2002 com a promulgação da Lei Sarbanes-Oxley, intitulada “Lei de Reforma Contábil de Empresas Públicas e Proteção ao Investidor”. Promulgado em resposta a uma série de escândalos corporativos e contábeis, impôs um grau muito maior de responsabilidade aos executivos de empresas de capital aberto. Por exemplo, os executivos da empresa rotineiramente assinam os relatórios anuais de suas empresas; A Sarbanes-Oxley responsabiliza-os pessoalmente por suas imprecisões materiais. Esses executivos, portanto, têm um incentivo extra para implementar sistemas completos de controle interno para garantir a confiabilidade de seus relatórios.
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