Uma pol?tica de compras ? simplesmente as regras e regulamentos estabelecidos para governar o processo de aquisi??o de bens e servi?os necess?rios para uma organiza??o funcionar de maneira eficiente. O processo exato procurar? minimizar as despesas associadas ? compra desses bens e servi?os, usando estrat?gias como compra por volume, estabelecimento de uma lista de fornecedores e estabelecimento de protocolos de reabastecimento que ajudam a manter os estoques baixos, sem comprometer a fun??o da empresa. Opera??o. Pequenas e grandes empresas, bem como organiza??es sem fins lucrativos, utilizam rotineiramente algum tipo de pol?tica de compras.
N?o existe uma maneira correta de estabelecer uma pol?tica de compras. Fatores como o tamanho dos neg?cios, a disponibilidade dos fornecedores para fornecer os bens e servi?os necess?rios e o fluxo de caixa e cr?dito da empresa geralmente influenciam a abordagem de compras. Tamb?m ? prov?vel que o tamanho da empresa fa?a diferen?a na forma??o da pol?tica de compras, na medida em que uma pequena empresa pode n?o ser capaz de comandar os descontos de compra por volume que uma grande empresa pode gerenciar com relativa facilidade.
Da mesma forma, as circunst?ncias e os objetivos financeiros da empresa ou entidade influenciam a sele??o dos sistemas de compras. Alguns sistemas s?o processos manuais simples que usam m?todos mais antigos, como um sistema de flip card para rastrear compras, emiss?o de itens para v?rios departamentos e um registro cont?nuo de invent?rio usado para planejar compras futuras. Hoje, os sistemas eletr?nicos possibilitam o rastreamento autom?tico de todas essas fun??es, incluindo a gera??o autom?tica de requisi??es e pedidos de compra quando os n?veis de um determinado item de invent?rio caem para um determinado n?vel.
O e-procurement ? uma maneira comum de fazer e rastrear pedidos hoje. Os fornecedores estabelecem conex?es de rede com os clientes que possibilitam interline com quaisquer programas de compras usados ??pelo cliente e fazem pedidos automaticamente, usando a Internet para estabelecer a conex?o. Programas desse tipo tamb?m possibilitam rastrear rapidamente o atendimento de pedidos, datas de entrega e at? revisar quaisquer contratos de compras atualmente em vigor.
Se a pol?tica de compras envolve o estabelecimento de procedimentos de compras na constru??o ou governa as compras feitas por um fabricante ou institui??o de caridade, uma pol?tica s?lida beneficiar? a organiza??o mantendo os custos alinhados e definindo claramente como as compras ser?o feitas. ? medida que as necessidades da entidade mudam, h? uma boa chance de que a pol?tica de compras seja ajustada para atender a essas novas circunst?ncias. Isso ? necess?rio para garantir que a pol?tica continue funcionando no melhor interesse da empresa ou organiza??o sem fins lucrativos e para manter o processo de aquisi??o simples e ordenado.
Inteligente de ativos.