A análise do fluxo de trabalho envolve a revisão de todos os processos em um negócio, com o objetivo de identificar ineficiências e recomendar melhorias. O trabalho começa com o estabelecimento dos resultados desejados da análise com os gerentes seniores de uma empresa. Os analistas interagem com os funcionários da empresa para documentar o estado atual dos processos de negócios da empresa. O estágio final é a recomendação de processos que precisam ser alterados, automatizados ou deixados no local de acordo com as metas estabelecidas.
Uma empresa típica busca continuamente melhorar seus processos e dois fatores principais levam as empresas a realizar uma análise do fluxo de trabalho. Primeiro, os avanços tecnológicos em andamento podem oferecer maneiras mais eficientes e menos dispendiosas de fazer negócios, e as empresas geralmente optam por revisar os processos com vistas a automatizá-los ou incorporar a tecnologia mais recente. Segundo, é típico que os chamados processos legados estejam firmemente entrincheirados em uma empresa, o que significa que uma determinada tarefa foi realizada de uma certa maneira e pode ser negligenciada como um processo que precisa ser aprimorado. Um objetivo desse processo é expor esses processos herdados.
Consultores externos podem efetivamente realizar uma análise do fluxo de trabalho, pois são especialistas nisso e não têm lealdade a nenhuma maneira específica de fazer negócios. Na interação inicial com os gerentes seniores, os analistas de fluxo de trabalho geralmente começam com entrevistas para determinar como os principais gerentes veem a empresa atualmente, incluindo o que está funcionando e o que não está. Em seguida, os analistas determinam o estado final desejado que os gerentes esperam alcançar pelo projeto de análise do fluxo de trabalho.
A maior parte do trabalho em análise de fluxo de trabalho ocorre com analistas treinados, entrevistando funcionários e supervisores para documentar como os negócios são realizados. Isso inclui todos os aspectos de uma empresa, como processamento de documentos para vendas, cobranças, conformidade e recursos humanos. Também pode abranger processos de fabricação, como recebimento de matérias-primas ou peças, processamento ou montagem e envio de produtos acabados.
Os analistas também revisarão o tempo gasto e o esforço gasto interagindo com os clientes, incluindo vendas e atendimento ao cliente. A análise do fluxo de trabalho analisa tudo o que todo funcionário da empresa faz com o objetivo de documentar como cada tarefa começa e se move pela organização.
Após a documentação inicial, os analistas de fluxo de trabalho normalmente apresentam descobertas em gerenciamentos de nível inferior para garantir que os resultados da análise correspondam à realidade da empresa. Ajustando a análise conforme necessário, os analistas examinam o fluxo de trabalho para identificar áreas nas quais os processos podem ser simplificados, automatizados ou ambos. Essas informações geralmente são apresentadas aos gerentes de topo, juntamente com recomendações de melhorias.
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