Às vezes chamado simplesmente de RFT, um pedido de licitação é um documento que serve como um convite para fornecedores e vários tipos de fornecedores fornecerem bens e serviços ao emissor do documento. Na maioria das vezes, esse tipo de convite é utilizado por entidades governamentais que variam do nível local ao nacional. Uma RFT fornece uma função semelhante à solicitação de proposta ou RFP no setor privado.
Uma das características distintivas de um pedido de concurso é que o convite não é emitido para um grupo seleto de fornecedores em potencial. Isso é diferente de uma solicitação de proposta, em que o documento pode ser um tanto amplo ou altamente detalhado e é direcionado apenas aos fornecedores que a empresa considera que podem atender às suas necessidades. Em vez disso, os governos se concentram em fornecer informações muito específicas sobre os tipos de bens que desejam e convidam uma ampla gama de fornecedores em potencial a fornecer. Qualquer empresa ou indivíduo que atenda aos critérios estabelecidos no texto do documento é livre para aplicar e pode receber o status de fornecedor autorizado.
Em alguns países, responder a uma solicitação de licitação exige que o fornecedor em potencial envie o que é conhecido como solicitação de informações ou RFI. Este documento fornece essencialmente informações sobre o fornecedor em potencial, incluindo detalhes sobre o número de anos no negócio, informações sobre a estabilidade financeira do negócio e quaisquer outros fatores que possam ser relevantes para a qualificação como fornecedor autorizado para o governo. Uma cópia do documento pode ser enviada juntamente com a submissão da RFT, ou pode ser exigido que o fornecedor afirme que uma RFI foi enviada anteriormente, referenciando a data e a entidade governamental que recebeu a solicitação de informações.
Não existe um modelo padrão para a preparação de um pedido de concurso. O documento final refletirá os regulamentos e normas atuais que o governo deve observar. Isso significa que é provável que o rascunho final seja altamente detalhado e forneça a todos os fornecedores em potencial informações adequadas para determinar se devem ou não responder à solicitação. Os requisitos desse tipo impedem que os fornecedores que não atendem aos padrões do governo gastem tempo elaborando uma resposta que é altamente provável de ser considerada, além de minimizar o número de respostas que devem ser revisadas pela entidade que emitiu a solicitação original.
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