O principal conceito de compras governamentais é que, por meio de planejamento avançado, programação e compras em grupo, uma grande organização pode economizar dinheiro e aumentar a eficiência da operação comercial diária. O nível de conformidade com esses conceitos varia amplamente em todos os níveis do governo e, às vezes, mesmo dentro de uma agência do governo. A atividade de compras do governo tem um enorme impacto na economia local, devido ao tamanho e à variedade de impactos.
Há quatro etapas incorporadas à maioria das políticas de compras governamentais: compra em grupo, entrega pontual, preços em massa negociados e despesas administrativas reduzidas. Além desses itens, todas as agências e departamentos governamentais escreveram políticas e diretrizes de compras a seguir. Procedimentos em torno da seleção de fornecedores, diretrizes de licitação para contratos de alto valor em dólares e condições de pagamento geralmente são documentos públicos. Outro aspecto das compras governamentais são as regras que envolvem os relacionamentos comerciais. Muitas políticas de compras proíbem a aceitação de presentes de fornecedores e têm regras estritas em torno da frequência e localização das reuniões.
A compra em grupo é o processo de combinar os requisitos totais de recursos para diferentes departamentos e criar um pedido. Os departamentos podem estar localizados fisicamente em locais diferentes e ter prazos de entrega diferentes. É necessária coordenação e cooperação para aproveitar as oportunidades de compra do grupo. As grandes agências governamentais podem exigir o cumprimento de certos contratos de compra, geralmente para produtos genéricos amplamente utilizados. O papel para fotocópia ou impressão é um produto comum para esse tipo de contrato, pois os requisitos básicos do produto são os mesmos para todos.
A entrega pontual é uma técnica de gerenciamento, em que o fornecedor é responsável por garantir que as quantidades compradas de materiais estejam prontas e disponíveis para entrega nas datas e horários especificados. Esse tipo de requisito de entrega geralmente é combinado com a compra do grupo, mantendo os custos de armazenamento baixos para o cliente. A desvantagem desse tipo de contrato é a falta de flexibilidade para lidar com emergências e a dependência de uma rede de distribuição.
Os preços e as negociações em massa são muito importantes ao concluir as compras governamentais. As negociações são normalmente concluídas pelo diretor de compras ou pelo agente de compras sênior em nome de uma grande agência ou departamento. É aqui que o verdadeiro valor do dólar pode ser alcançado, economizando dinheiro dos contribuintes sem comprometer o serviço.
As despesas administrativas são o custo para a organização de todo o ciclo de pagamento da aquisição. Isso inclui os salários e custos de suporte da equipe de compras, processamento de faturas, verificação de produção e resolução de consultas de fornecedores. Muitas agências governamentais mantêm um departamento central de compras como parte de um programa de redução de custos. Esse tipo de estrutura organizacional aumenta as oportunidades de compra cooperativa e monitoramento da atividade de compra.
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