Uma política de gastos é um plano de ação lógico e organizado que é usado para determinar como os recursos disponíveis são gastos. Uma política desse tipo é frequentemente empregada por governos e empresas, além de auxiliar no processo de controle de gastos. O desenvolvimento de uma política viável de gastos é crucial para a operação contínua de uma empresa, pois ajuda a garantir que os bens e serviços necessários para operar estejam à mão e que o dinheiro não seja desperdiçado em itens não essenciais.
Ao elaborar uma política de gastos da empresa, é importante identificar não apenas que tipo de gastos é necessário para a operação em andamento, mas também priorizar esses gastos para que os bens sejam comprados em tempo hábil. Fazer isso tem vários benefícios para os negócios. Ao programar os gastos de acordo com diretrizes específicas de compra, é possível manter os estoques dentro de limites razoáveis e evitar o pagamento de impostos sobre mercadorias que perduram no armazenamento por longos períodos de tempo. Além disso, o estabelecimento de regras de gastos que controlam o processo de gastos significará que os recursos estão disponíveis para lidar com problemas imprevistos, em vez de ficarem presos no inventário existente.
Escrever uma política de gastos é muito parecido com escrever um orçamento, pois é necessário determinar os tipos de compras necessárias, quando essas compras devem ocorrer e as quantidades que podem ser permitidas com a compra de cada bem ou serviço. Muitas empresas operam um departamento de compras responsável por garantir que a política de gastos seja observada. Isso geralmente se traduz em uma estrutura na qual os departamentos enviam requisições para os bens necessários para revisão por um agente de compras. O agente avalia a requisição e, se aprovado, atribui um pedido à solicitação e autoriza a colocação do pedido. Essa abordagem facilita o processamento de pagamentos a fornecedores e o rastreamento dessas despesas à luz do orçamento definido para cada departamento na estrutura da empresa.
Na melhor das hipóteses, uma política de gastos permite que uma empresa faça o uso mais prudente de seus recursos financeiros, resultando na produção de bens e serviços vendidos aos clientes e gerando receita. Quando uma política de gastos é incompleta ou mal, sim
definido, as chances de manter as despesas dentro da razão e aumentar os resultados da empresa diminuem significativamente, às vezes a ponto de causar falha nos negócios.
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