Um dos elementos-chave em qualquer programa de gerenciamento de contas a receber viável é fornecer relatórios periódicos que mostram o processo de envelhecimento para faturas pendentes emitidas para clientes por bens e serviços prestados. O processo de envelhecimento de contas a receber é o meio pelo qual esses relatórios são compilados e fornecidos aos próprios responsáveis da organização.
O envelhecimento das contas a receber é um componente valioso para estruturar um orçamento operacional para a empresa. Compreender os hábitos de pagamento existentes dos clientes e combiná-los com a necessidade de receita estável para a empresa para que possa cumprir suas obrigações pendentes ajuda a garantir que a organização tenha fundos em mãos em uma determinada data para cuidar dos custos operacionais. Sem manter uma vigilância constante sobre o fluxo de receita para a empresa, é impossível construir e trabalhar com um orçamento sólido.
Por exemplo, se sua empresa fatura clientes em prazos de trinta dias, mas os maiores clientes pagam consistentemente perto de quarenta e cinco dias, é uma jogada inteligente garantir condições de pagamento para seus fornecedores que reflitam essa realidade de negócios. O não conhecimento da diferença entre o prazo de pagamento desejado e a faixa média de pagamento utilizada pela maioria de seus clientes resultará em uma empresa carente de capital de giro, pois fez obrigações que não pode cumprir em um prazo aceitável. Isso terá um impacto negativo em seu relacionamento com seus fornecedores, o que, por sua vez, pode afetar sua capacidade de operar e atender sua base de clientes.
Em segundo lugar, o envelhecimento das contas a receber é uma excelente ferramenta para fortalecer os laços com os clientes. Se um relatório periódico mostrar que um cliente normal tem uma fatura pendente há mais de noventa dias, mas pagou até faturas enviadas há trinta dias, essa é uma oportunidade de entrar em contato com o cliente e perguntar sobre o status da fatura. Muitas vezes, a fatura pode ter sido simplesmente extraviada e o pagamento pode ser cortado imediatamente assim que o problema for divulgado. Consultas corteses dessa natureza não seriam possíveis se não fosse mantido o vencimento preciso do contas a receber.
Indo um passo adiante, o vencimento de contas a receber pode ajudar a indicar quando pode ser o momento de romper um relacionamento com um cliente. Se o relatório periódico de envelhecimento mostrar de forma consistente que o cliente está tendo problemas para pagar faturas em tempo hábil, pode ser hora de verificar a saúde financeira dessa empresa. Muitas empresas usarão o envelhecimento de contas a receber para determinar se algum tipo de investigação é necessária. Por exemplo, um cliente que tem faturas consistentemente em um período de noventa a cento e vinte dias antes de os pagamentos serem feitos pode muito bem estar prestes a dobrar.
Em vez de continuar a oferecer serviços que eventualmente terão que ser cancelados como dívidas incobráveis, use o envelhecimento de contas a receber para evitar esse tipo de problema. Notifique o cliente de que sua empresa não poderá fornecer outros serviços, a menos que os saldos de contas a receber pendentes sejam atualizados e algum tipo de pagamento antecipado seja feito para uso futuro.