Um diário de folha de pagamento é um diário contábil especial que contém informações relacionadas ao departamento de recursos humanos da empresa. As empresas usam um diário de folha de pagamento para registrar informações relacionadas a salários, salários, impostos sobre folha de pagamento, benefícios e outras informações. Revistas especiais permitem que as empresas separem informações para revisar e avaliar facilmente o desempenho de suas empresas. Empresas com várias dezenas ou cem funcionários podem usar vários diários de folha de pagamento para decompor as informações de acordo com grupos específicos e / ou tipos de informações.
O diário da folha de pagamento oferece três benefícios significativos para as empresas. As empresas podem dividir classes de mão-de-obra, economizar tempo postando informações em sua contabilidade e reduzir erros de entrada de dados. Muitas empresas separam seus tipos de mão-de-obra em diários e livros contábeis. Isso permite que a empresa mantenha registros específicos relacionados ao tipo e número de funcionários utilizados para concluir funções comerciais específicas. A separação básica do diário inclui salários e funcionários horistas. Além disso, esses diários também podem separar funcionários por divisão, departamento ou outras informações específicas.
Os departamentos de recursos humanos geralmente são responsáveis por manter as informações da folha de pagamento de uma empresa. Os gerentes e funcionários de recursos humanos rastreiam as informações relacionadas às horas trabalhadas por cada indivíduo na empresa, comissões ou bônus, benefícios e outras informações. O uso de um diário de folha de pagamento permite que os gerentes de recursos humanos revisem essas informações separadamente das outras informações contábeis da empresa. O departamento de recursos humanos geralmente prepara lançamentos contábeis para cada período da folha de pagamento e lança essas informações no diário da folha de pagamento. Quando o diário da folha de pagamento estiver completo durante todo o período contábil, os gerentes de recursos humanos entregarão essas informações ao departamento contábil para inclusão no livro de contabilidade da empresa.
Os erros de entrada de dados podem ser reduzidos pelas empresas que usam um diário de folha de pagamento. Os diários da folha de pagamento podem ser reconciliados separadamente do livro de contabilidade geral da empresa. Essa reconciliação garante que apenas as informações da folha de pagamento sejam incluídas no diário. As empresas que incluem informações contábeis regulares com informações da folha de pagamento podem criar um processo difícil e demorado ao revisar as informações da folha de pagamento. Proprietários de empresas, diretores e gerentes de nível executivo também podem revisar as informações da folha de pagamento separadamente das informações contábeis comuns.
As informações da folha de pagamento são incluídas no razão geral da empresa para garantir que todas as informações do diário especial sejam incluídas nas demonstrações financeiras da empresa. As informações da folha de pagamento estão incluídas na demonstração de resultados e no balanço da empresa. A demonstração do resultado inclui informações relacionadas às despesas salariais do período contábil atual. O balanço patrimonial inclui informações relacionadas a salários a pagar ou benefícios a pagar. Os benefícios a pagar geralmente se referem a informações como contribuições do empregador para planos de saúde ou planos de aposentadoria.
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