O correio automatizado é uma ferramenta comercial que permite processar grandes volumes de correio com relativa facilidade. Algumas empresas fazem uso de equipamentos e pessoal para lidar com o processamento de mensagens nessa escala, enquanto outras empresas terceirizam essas funções para fornecedores que se concentram especificamente no manuseio de campanhas de mala direta, distribuição regular de correspondências para clientes e outros projetos em andamento. O objetivo do correio automatizado é processá-lo de maneira rápida e eficiente, reduzindo assim as despesas associadas à criação e distribuição de cada unidade.
Um exemplo do uso de correio automático está na criação e execução de uma campanha de mala direta. Para agilizar o processo de envio de grandes volumes de peças promocionais, como cartas ou cartões postais, o remetente costuma usar métodos eletrônicos para tratar, classificar e preparar as peças para envio. Isso inclui a digitalização de e-mails, a criação de fax e mensagens de e-mail complementares como parte da campanha e a distribuição desses formatos eletrônicos juntamente com as correspondências de mala direta.
O software de computador é usado para gerar etiquetas de endereçamento ou imprimir nomes e endereços de destinatários nas próprias peças. As máquinas de classificação permitem separar as peças por código postal, o que, por sua vez, facilita o uso de taxas de correio em massa. Muitas estratégias de correio automatizadas também usam a tecnologia de impressão a laser para aplicar a quantidade adequada de postagem como parte do processo de classificação, permitindo que as peças estejam prontas para envio em um período relativamente curto.
O benefício do correio automatizado é que é possível preparar e enviar dezenas de milhares de itens de correio em uma fração do tempo necessário para preparar esses mesmos itens manualmente. Dependendo da natureza das correspondências, o uso de ferramentas automatizadas permitiria que uma empresa processasse mais peças em uma hora do que uma equipe de dez a quinze pessoas poderia processar em vários dias úteis. Isso se traduz em economia substancial para a empresa, além de liberar recursos valiosos de pessoal para se concentrar em outros aspectos importantes da operação.
Enquanto algumas empresas optam por criar seus próprios recursos de classificação de correspondência internamente, outras optam por usar serviços de correio automático para lidar com suas campanhas de mala direta e outras correspondências em massa. Muitas dessas empresas mantêm listas para seus clientes, bem como provas de documentos preparados para campanhas anteriores. Isso possibilita ao cliente montar rapidamente uma nova campanha de mala direta usando elementos de correspondências em massa anteriores, com custo relativamente baixo. Como muitos desses serviços cobram uma taxa fixa por peça, que inclui impressão, provas, endereçamento, aplicação de postagem e até entrega nos correios, é muito fácil calcular o custo do projeto de correspondência em questão de minutos.
Outra vantagem do uso de um serviço de correio automatizado é que muitos oferecem descontos por volume. Como o cliente opta por enviar mais cópias da mesma peça, a taxa por correspondência diminui. Isso pode permitir que as empresas aprimorem ainda mais seus custos com publicidade em mala direta ou até mesmo enviem correspondências para clientes existentes de forma contínua.
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