O formulário 3903 é a dedução do imposto de despesas de mudança que pode ser feita se uma pessoa se mudar pelo menos 50 milhas de um local atual para um novo emprego e tiver trabalhado ou trabalhado em tempo integral por pelo menos 39 semanas nos próximos 12 meses após o mover. Ele é protocolado no US Internal Revenue Service (IRS) 1040 ou 1040A e não requer deduções detalhadas. A dedução pode ser feita por pessoas que mudam de emprego, por autônomos e por pessoas que estão conseguindo um novo emprego, como estudantes universitários. Isso torna certas despesas dedutíveis do lucro tributável, embora não todas.
O preenchimento do Formulário 3903 é relativamente autoexplicativo. O formulário apresenta testes de tempo e distância que ajudam a provar que a dedução é permitida. O teste de distância significa essencialmente que os novos empregos devem estar em um local a aproximadamente 50 milhas da situação de trabalho atual, e o teste de tempo refere-se aos requisitos acima de que os trabalhadores permanecerão em seu novo emprego por um período determinado. Pode haver exceções a esta regra se um trabalhador for dispensado sem culpa própria ou se uma empresa solicitar a um trabalhador que se mude de volta para um antigo local de trabalho.
A única coisa que pode ser confusa sobre o Formulário 3903 é se uma empresa compensa os funcionários pela mudança. Se essa remuneração for tratada como outro pagamento de trabalho e aparecer em um W-2 anual, os funcionários podem usar o Formulário 3903. Se for tratado como não-rendimento, os contribuintes não devem tentar fazer a dedução federal também, uma vez que já o fizeram foram compensados por sua mudança sem a necessidade de pagar impostos sobre esse dinheiro.
Os tipos de coisas geralmente considerados dedutíveis como despesas de mudança, incluindo mover todos os bens, alugar vans, empregar transportadores e, possivelmente, alugar armazenamento por curtos períodos. A quilometragem da casa atual para a nova está incluída e pernoites, se necessário, em hotéis ou motéis também podem ser deduzidos. A viagem de todos os membros da família para a nova casa também faz parte das despesas dedutíveis, mesmo quando os membros da família não viajam juntos. As coisas que o Formulário 3903 exclui como despesas elegíveis são quaisquer viagens irrelevantes (como turismo), despesas com alimentação na estrada, despesas para compra ou reforma de casas, despesas para procurar novas casas ou dinheiro gasto para depósitos em novas acomodações.
É possível usar o Formulário 3903 no mesmo ano de uma mudança, mesmo que as pessoas ainda não cumpram o requisito de tempo. Se por algum motivo esse requisito não for atendido posteriormente, envolve trabalho extra para o contribuinte. Ele ou ela deve alterar a devolução e remover quaisquer deduções para despesas de mudança. As pessoas também podem usar o formulário depois que os requisitos de tempo e distância forem atendidos e arquivá-lo um ano depois. Os contribuintes podem usar essa dedução mais de uma vez – desde que as leis fiscais do IRS permaneçam as mesmas – se eles acabarem se mudando para empregos mais de uma vez e atenderem a todas as qualificações.