Um administrador de folha de pagamento é uma pessoa que supervisiona a emissão da folha de pagamento e a manutenção dos registros da folha de pagamento. Os administradores da folha de pagamento podem ter qualificações variadas, dependendo do tamanho e da natureza do negócio. Em uma pequena empresa, um profissional de contabilidade pode lidar com todas as necessidades de contabilidade, incluindo folha de pagamento, pagamentos de fornecedores, processamento de contas a receber e outros problemas. Em empresas maiores, pode haver um departamento de folha de pagamento supervisionado por uma conta qualificada com uma equipe de funcionários e, em empresas de médio porte, uma única pessoa atua como administrador da folha de pagamento e se concentra exclusivamente na folha de pagamento.
Alguns administradores de folha de pagamento têm um diploma do ensino médio e aprendem no trabalho. Outros fizeram programas de treinamento e certificação para adquirir algumas habilidades básicas de administração de negócios. Muitas escolas técnicas e faculdades comunitárias oferecem cursos que preparam as pessoas para carreiras na administração da folha de pagamento. Mais qualificações podem significar salários mais altos no início, mas podem não ser necessárias.
O administrador da folha de pagamento coleta e verifica as informações de pontualidade e é responsável pela emissão de cheques de pagamento corretos e completos. No processo de geração de contracheques, os administradores da folha de pagamento devem realizar retenções na fonte, incluindo impostos, contribuições voluntárias para programas de benefícios e adições de salários. Essas retenções estão documentadas em cada salário para que o funcionário possa verificar se está correto.
Os administradores da folha de pagamento também mantêm registros das informações antigas da folha de pagamento. Isso será usado para gerar documentos fiscais no final do ano, bem como para fornecer referências no caso de uma controvérsia sobre um salário. Os funcionários podem não perceber imediatamente problemas como o pagamento na taxa errada e pode ser possível para um funcionário contestar o reembolso com vários meses, tornando crítico manter registros bem ordenados para que as informações possam ser rapidamente retiradas e verificadas.
Este trabalho geralmente requer conhecimentos de informática. A maioria dos administradores de folha de pagamento usa programas de computador para gerar contracheques e pode precisar trabalhar com software de contabilidade para inserir informações da folha de pagamento. Também é comum ver locais de trabalho usando sistemas computadorizados de cronometragem, e o administrador da folha de pagamento deve estar familiarizado com o sistema de cronometragem e como ele funciona.
As taxas de pagamento para as pessoas nessas posições variam. Quanto mais experiência ou treinamento alguém tiver, maior será o salário base. Trabalhar para grandes empresas pode fornecer acesso a benefícios como planos de saúde e planos de pensão que podem agregar valor ao salário. Um potencial administrador de folha de pagamento pode querer usar sites de referência salarial para comparar os salários oferecidos com a taxa vigente no setor e na área.