Um ativo de papel é qualquer tipo de ativo que aparece em um balanço, mas não pode ser convertido em dinheiro com rapidez ou facilidade. As empresas costumam ter vários ativos de papel em seus livros, às vezes na forma de peças e equipamentos que não são mais utilizáveis, mas ainda não foram debitados dos registros contábeis. Existem práticas contábeis que permitem retirar dos livros de forma incremental os ativos desse tipo, seja por meio da baixa dos equipamentos obsoletos ou pela venda do imóvel pelo valor residual. Dependendo das leis tributárias aplicáveis na jurisdição em que a empresa está localizada, esse processo pode resultar na criação de uma redução de impostos que pode ser usada para reduzir os impostos devidos no período em que a venda é feita.
A baixa liquidez de um ativo de papel, seja pela obsolescência ou pela inexistência de mercado para aquele ativo, faz com que a empresa esteja essencialmente a pagar impostos sobre uma participação que não proporciona qualquer benefício de qualquer espécie. Por esse motivo, não é incomum que as empresas tenham algum tipo de processo que possibilite declarar o ativo obsoleto e retirá-lo de seus registros financeiros. Em grandes corporações, esse processo normalmente é originado em nível de fábrica e encaminhado para a Controladoria na sede corporativa.
O controlador determinará então se o ativo pode ser usado em outro local da empresa. Nesse caso, são tomadas providências para transferir o ativo de papel para o novo local e removê-lo dos registros contábeis da planta que está buscando ter o equipamento declarado obsoleto. Se o ativo não tiver utilidade para a empresa em qualquer uma de suas localidades, e for determinado que o item não pode ser vendido, o controlador frequentemente concederá o pedido de obsolescência e aprovará tanto a retirada do ativo dos registros contábeis quanto o transporte do equipamento obsoleto para um aterro sanitário ou negociante de lixo.
Como um ativo de papel muitas vezes não tem mais valor para o proprietário, esse ativo não gera benefícios que ajudem a compensar os impostos incidentes sobre o item de um ano para o outro. Para reduzir a carga tributária e economizar dinheiro, as empresas costumam avaliar peças e equipamentos anualmente para determinar se há algum motivo para reter esses ativos por mais um ano. Ao declarar o ativo de papel obsoleto de acordo com as leis e regulamentos governamentais relevantes para o tipo de ativo envolvido, a empresa pode descartar o ativo e não mais contabilizar o valor contábil desse ativo em seus registros contábeis. O resultado final é menos impostos devidos e mais dinheiro mantido pela empresa para uso em projetos como desenvolvimento de produto ou atualização de equipamentos que continuam importantes para a operação do negócio.