Um diário especial faz parte do razão contábil de uma empresa que representa transações comerciais específicas. Os livros contábeis históricos eram compostos de livros e colunas. O razão geral incluía todas as transações não especializadas de uma empresa, juntamente com os totais de cada razão ou diário especial. No ambiente de negócios atual, o software de contabilidade computadorizado é a representação moderna dos livros contábeis históricos. Os pacotes de software de contabilidade baseiam-se nos mesmos princípios contábeis do uso de um razão geral e diários especiais ou individuais para relatar informações financeiras.
Os diários contábeis especiais são comumente usados para registrar a folha de pagamento, vendas, compras, recebimentos e desembolsos de uma empresa. Cada diário especial é composto de contas específicas usadas para registrar transações financeiras individuais específicas. O total de cada diário geralmente é registrado no livro de contabilidade geral da empresa no final do mês. As demonstrações financeiras são criadas usando os totais do Razão.
Os diários da folha de pagamento incluem todas as informações relacionadas aos pagamentos feitos aos funcionários pelo tempo trabalhado no negócio. Este diário especial também pode incluir informações relacionadas aos impostos sobre a folha de pagamento devidos a órgãos do governo federal, estadual ou local. As informações da folha de pagamento são registradas em vários momentos ao longo do período contábil; a maioria das empresas registra essas informações duas vezes por mês ou sempre que seus funcionários são pagos.
O diário de vendas registra todos os bens ou serviços vendidos a consumidores ou outras empresas. Essas informações geralmente são registradas em um diário especial, pois as transações ocorrem durante operações comerciais normais. O número de contas usadas no diário de vendas depende do número de produtos vendidos pela empresa e da quantidade de detalhes que eles desejam registrar. Geralmente, as entradas de contrapartida são feitas entre o diário de vendas e o canal de recebimentos, que representa o dinheiro devido à empresa pelos clientes.
O diário de recebimentos de caixa representa todo o dinheiro atualmente devido à empresa pelos clientes. Esse valor pode ser reduzido por qualquer dinheiro pago antecipadamente pelos clientes quando eles fizeram inicialmente compras na empresa. Este diário especial é muito importante para a empresa, pois contém informações sobre quanto dinheiro a empresa possui em contas a receber pendentes.
O diário especial final no sistema de contabilidade de uma empresa é o diário de desembolsos em dinheiro. Este diário especial contém todas as informações relacionadas à compra de recursos econômicos ou insumos comerciais feitos pela empresa. As transações financeiras são registradas à medida que ocorrem, independentemente de serem pagas em dinheiro ou por conta pela empresa.
Inteligente de ativos.