Um fluxo de trabalho de aprovação é um processo comercial que requer a aprovação de outro funcionário, como um gerente, antes de continuar ou concluir. Exemplos de fluxos de trabalho de aprovação incluem ter um membro do departamento jurídico assinar um novo anúncio antes de imprimir ou exigir aprovação do gerente para despesas de funcionários que excedam um determinado valor. Muitas empresas usam software de fluxo de trabalho comercial para automatizar fluxos de trabalho de aprovação.
Os fluxos de trabalho de aprovação podem ser tão específicos quanto necessário. Os critérios para um processo de fluxo de trabalho de aprovação podem incluir valores de transações, o valor potencial de uma venda e o tipo de funcionário que lida com a tarefa. Outros problemas que podem desencadear uma aprovação incluem o tempo que um funcionário trabalhou para a empresa ou a natureza da tarefa que um funcionário está executando. Vários critérios podem ser combinados para acionar uma aprovação também.
No software de fluxo de trabalho, um fluxo de trabalho de aprovação pode acionar vários alertas. A pessoa que deve conceder a aprovação pode receber um email, uma mensagem de texto, um alerta pop-up ou uma mensagem dentro do próprio software. A tarefa ou documento que precisa de aprovação pode ser congelada até ser aprovada ou permanecer disponível para edição por outras pessoas. O aprovador pode aprovar, negar ou repassar a solicitação a outro funcionário. Em alguns sistemas, um fluxo de trabalho de aprovação pode exigir várias aprovações. Por exemplo, quando um gerente aprova um contrato, ele pode exigir a aprovação de um advogado da empresa.
Múltiplas eventualidades devem ser levadas em consideração ao criar um fluxo de trabalho de aprovação. Por exemplo, as aprovações devem ter prazos, após o que a solicitação de aprovação é passada para outro potencial aprovador. Os prazos devem levar em consideração a prioridade da tarefa e outros prazos conectados. Por exemplo, se um gráfico precisar estar na impressora até sexta-feira para estar pronto para uma próxima feira comercial, o fluxo de trabalho de aprovação completo relacionado a esse gráfico deverá ser concluído até sexta-feira. O software do fluxo de trabalho também deve estar ciente das férias e dias de ausência dos aprovadores, para que as solicitações de aprovação não sejam definhadas.
Um fluxo de trabalho de aprovação pode agregar valor a um criativo ou fluxo de trabalho comercial existente. Ele pode criar consistência, sempre exigindo aprovação quando certas condições são atendidas, em vez de depender da memória humana para lembrar quando e de quem buscar aprovação. Um fluxo de trabalho de aprovação também pode garantir que novos funcionários inexperientes não cometam certos erros caros. Isso pode ajudar a garantir que funcionários inescrupulosos não possam processar vendas falsas ou também ignorar procedimentos estabelecidos.
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