Cada empresa que recebe pedidos dos clientes precisa ter um sistema de rastreamento de ordens de serviço. A implementação desse tipo de sistema ajuda a garantir que o trabalho seja concluído e que nada caia nas fendas. As melhores dicas para o rastreamento de ordens de serviço são mapear todo o processo da ordem de serviço do começo ao fim, implementar sistemas para lidar com cada uma das etapas do processo e atribuir às pessoas a responsabilidade por cada etapa do processo de rastreamento de ordens de serviço e sistema. Finalmente, a empresa precisa escolher se um sistema de rastreamento de ordem de serviço manual ou um programa de software é uma opção melhor.
Para usar um sistema de rastreamento de ordens de serviço, o proprietário da empresa e os funcionários precisam gastar tempo mapeando cada etapa do processo. Por exemplo, se uma empresa de instalação de janelas recebe uma ligação telefônica de um cliente para agendar uma consulta de estimativa e a recepcionista a atribui a um dos representantes no sistema de agendas, essas são as duas primeiras etapas do sistema de rastreamento de pedidos. Cada etapa, não importa quão pequena, deve ser esboçada como parte do sistema de rastreamento de ordens de serviço.
Depois que cada uma das etapas é conhecida, pode-se decidir como cada etapa deve ser tratada. Algumas empresas escolhem um sistema de software vinculado ao site para que os clientes possam agendar seus próprios compromissos. O sistema atribui automaticamente a ordem de serviço ao representante. Quando o representante sai para concluir o trabalho, ele usa um dispositivo portátil para registrar o andamento do trabalho e o servidor da empresa é atualizado, informando que o trabalho está completo e a fatura é gerada e enviada pelo correio ao cliente.
Seja o sistema automatizado ou manual, os indivíduos precisam ser designados para serem responsáveis por cada etapa do processo da ordem de serviço. Mesmo um sistema totalmente automatizado tem problemas e erros são cometidos. Alguém deve ser designado para verificar periodicamente o progresso do sistema – seja diariamente, semanalmente, uma vez por mês ou trimestralmente.
Os sistemas de ordem de serviço também devem ser avaliados continuamente em busca de maneiras de ajustá-lo para torná-lo mais rápido e eficaz. Após uma avaliação, pode ser determinado que uma etapa pode ser eliminada ou que uma etapa precisa ser adicionada ao sistema de rastreamento de ordens de serviço para aprimorá-lo e torná-lo o melhor possível.
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