Um funcionário de pedidos processa pedidos de clientes. Ele ou ela pode trabalhar em uma loja de varejo ou armazém atacadista. Normalmente, é necessário um diploma do ensino médio ou equivalente, além de um bom atendimento ao cliente e habilidades matemáticas para trabalhar como atendente de pedidos. Os funcionários de pedidos geralmente precisam entender os programas de planilhas de computador e trabalhar com diferentes tipos de software de processamento.
Os pedidos dos clientes podem ser recebidos pelo funcionário por telefone, computador ou correio. Como alternativa, um supervisor pode distribuir os pedidos ao funcionário para processamento. Os funcionários ou supervisores de pedidos primeiro verificam a conta da pessoa ou empresa que faz o pedido para garantir que não haja faturas pendentes e a aprovação de crédito foi autorizada.
As listas de verificação do estoque disponível são feitas rotineiramente pelos funcionários de pedidos. Se o funcionário do pedido não puder preencher tudo no pedido de um cliente devido a algo estar fora de estoque, a política da empresa nessa situação deverá ser seguida. Em algumas empresas, o funcionário deve notificar o cliente, enquanto em outras, os funcionários do pedido adicionam uma nota educada pedindo desculpas pelo item que está fora de estoque e aconselhando um pedido pendente. Um pedido em atraso é um termo do setor para o fornecimento de um pedido de estoque em falta no momento do cliente em uma data posterior. Se muitos pedidos de compra de clientes exigem pedidos em atraso, o gerenciamento de estoque é considerado ruim e o atendimento ao cliente geralmente sofre.
Verificar preços é outra responsabilidade da maioria dos funcionários de pedidos. O funcionário deve garantir que a fatura de cada cliente contenha preços precisos, pois alguns clientes podem ter descontos especiais para compras a granel. Uma fatura é um documento da empresa que lista o preço e a quantidade de produtos comprados. Inclui impostos, bem como frete ou outros encargos. A menos que uma empresa seja pequena, o atendente de pedidos geralmente passa as faturas para um atendente; em empresas menores, os funcionários de pedidos podem processar cada fatura usando um sistema de computador.
Lidar com reclamações de clientes e acompanhar pedidos são tarefas necessárias para um atendente de pedidos. Por esse motivo, os funcionários de pedidos devem ter excelentes habilidades de atendimento ao cliente. Eles precisam resolver problemas com calma e eficiência, como remessas ausentes, preços imprecisos ou o cliente que recebe o item errado. O trabalho de um funcionário de pedidos pode se tornar agitado, pois ele ou ela pode ter que resolver vários problemas do cliente durante o curso de um dia de trabalho típico.
Os funcionários de pedidos trabalham na maioria dos setores. Seus salários variam muito, dependendo de seus deveres e anos de experiência. Alguns funcionários de pedidos são promovidos a gerentes de depósito ou especialistas técnicos em seu setor. Na maioria das vezes, um atendente de pedidos trabalha em horário comercial regular e recebe benefícios como seguro médico, plano de aposentadoria e férias.