As grandes organizações geralmente usam grupos de pessoas como uma maneira de definir os diferentes tipos de funcionários. O desenvolvimento deste termo está intimamente relacionado à adoção de sistemas de informação de recursos humanos (HRIS), que revolucionaram os processos de negócios de recursos humanos em uma ampla gama de empresas. Um grupo de funcionários é usado para atender a três necessidades de direção: criar um método para identificar funcionários que tenham funções específicas em comum, permitir manutenção e testes mais fáceis e rastrear atividades por grupo.
Ao definir um grupo de pessoas, a maneira mais fácil de fazer isso é revisar a estrutura organizacional em um nível alto. Grupos sindicalizados são um local fácil para começar, pois dentro de um grupo sindical, todos os funcionários terão condições específicas de emprego em comum. Isso pode incluir direito a férias, regras de cálculo de horas extras, taxas sindicais e requisitos de antiguidade.
A nomenclatura usada para definir um grupo de pessoal varia e, dependendo do software de RH em vigor, pode haver limitações no número de caracteres. Normalmente, a maioria das organizações usa o acrônimo para o sindicato ou a descrição da posição principal para identificar os grupos de funcionários. Embora uma sequência numérica possa ser usada, ela pode rapidamente se tornar muito complexa para a equipe de recursos humanos, arquitetos de dados e outras pessoas que precisam manipular os dados.
Depois que os grupos sindicais receberem um grupo de pessoal exclusivo, o próximo estágio será definir grupos para os funcionários restantes. Existem diferentes metodologias usadas para esse fim, dependendo da complexidade da organização. Observe as diferentes posições ou descrições de cargo e identifique pontos comuns que abrangem vários funcionários. Esses pontos em comum devem ser itens para os quais a empresa precisará criar relatórios exclusivos. Os executivos do vice-presidente e do nível superior geralmente são agrupados em um grupo de pessoal.
Evite criar um grupo de funcionários por local ou estrutura de relatório semelhante. Esses pontos em comum já são identificados por meio de endereço para correspondência, indicadores de localização e números ou cargo do cargo. Em vez disso, procure um nível superior, concentrando-se na elegibilidade do plano de benefícios ou em tarefas de trabalho semelhantes.
Os grupos de pessoal devem ser organizados em uma estrutura que imite a estrutura organizacional real o mais próximo possível. As opções devem existir para permitir a execução de relatórios para diferentes ramos da estrutura organizacional, reunindo vários grupos de pessoas, conforme necessário. Os relatórios de resumo geralmente são programados para usar uma estrutura hierárquica para atender a essas necessidades e podem ser incorporados às telas de seleção de relatórios.
É importante identificar corretamente os grupos de pessoas, pois qualquer alteração nas semelhanças do grupo pode ser alterada uma vez e aplicada a todos os funcionários desse grupo. Por exemplo, se todo o pessoal sindicalizado for elegível para um aumento salarial anual, essa alteração poderá ser aplicada ao grupo de pessoal específico. Isso simplifica bastante os requisitos de programação, teste e comunicação.
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