Um livro de lançamento original representa um local físico onde os contadores inserem as transações financeiras. Esses livros incluem registros, diários e livros contábeis, embora outros itens possam ser um livro de lançamento original. Os contadores usam esses livros para separar as transações comerciais por tipo. Cada livro permite que os contadores tenham registros precisos para muitos tipos de transações e criem relatórios específicos usando essas informações. Saber qual livro usar e entender sua importância são essenciais ao registrar e relatar as informações financeiras de uma empresa.
Um registro não é necessariamente um termo clássico para um livro de entrada original. Embora as empresas privadas não possam usar esses livros com frequência, as organizações públicas ou governamentais podem ter mais uso para eles. Cada registro está vinculado a um fundo, que a organização pública usa para pagar por itens específicos. Uso geral, folha de pagamento, manutenção e projetos especiais são alguns fundos comuns que podem ter registros contábeis. Organizações públicas usam registros contábeis para contabilidade de fundos porque os fundos apropriados são incapazes de ter qualquer uso fora de sua finalidade pretendida.
Os periódicos estão normalmente entre os livros mais comuns de entrada original. Um diário de contabilidade fornece um registro cronológico para transações comerciais. Os contadores registram cada transação usando a data de ocorrência, que fornece o histórico cronológico dessas transações. Os diários incluem recebimentos e desembolsos de caixa, transações gerais, folha de pagamento e outros tipos semelhantes, conforme necessário pela empresa. Os diários fornecem um pano de fundo para a criação de relatórios e demonstrações contábeis.
O livro-razão geral é talvez o livro de lançamento original mais importante na contabilidade. O razão contém o total agregado de cada diário em uso pela empresa. É a principal fonte de criação de relatórios e revisão de informações relacionadas à atividade empresarial. Este livro também está sujeito a auditoria externa, com os auditores obtendo as informações do razão para os diários. Os totais agregados no razão geral devem corresponder a cada diário para que a empresa adira adequadamente aos princípios contábeis nacionais.
Os princípios contábeis geralmente permitem que uma empresa crie e use os livros de lançamento original de que precisam para registrar as transações comerciais. Os principais padrões que as empresas devem seguir incluem o uso de débitos e créditos para cada entrada e a demonstração de que todos os débitos e créditos são iguais no total. Essas normas são os princípios inerentes à contabilidade por partidas dobradas, o principal método contábil que as empresas usam para registrar as transações. O uso de registros, diários e livros-razão atende a esses requisitos. Cada transação geralmente afeta dois ou mais desses livros de lançamento original.
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